MAFELL AG – Innovative Technik, hochwertiges Material und absolute Präzision
Die Erfolgsgeschichte der 1899 gegründeten MAFELL AG beginnt bereits in den 1920er-Jahren mit der weltweit ersten tragbaren Zimmereimaschine. Heute zählt die MAFELL AG zu den Technologie- und Marktführern im Bereich der handgeführten Elektrowerkzeuge und Maschinen zur professionellen Holzbearbeitung insbesondere im Zimmerei- und Schreinerhandwerk. Das Angebotsspektrum umfasst Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und Service, produziert wird ausschließlich am Standort Oberndorf mit einer Eigenfertigungstiefe von bis zu 85%.
Workflow-Idee gemeinsam mit der VISIONICE GmbH umgesetzt
Um immer bessere Elektrowerkzeuge entwickeln sowie deren Funktionalität und Anwendungskomfort kontinuierlich optimieren zu können, geht die MAFELL AG immer wieder neue Wege und überdenkt die Abläufe und Prozesse mit der Absicht, sie ständig zu verbessern. Der innovative und ganzheitliche Produktentstehungsprozess führt allerdings auch zu ständig steigenden Herausforderungen bei der prozessübergreifenden Archivierung, Organisation oder Steuerung von Daten und Dokumenten, wie IT-Leiter Kurt Ammann erklärt. Daher wurde schon früh die Archivierungslösung der Easy Software AG eingeführt und kontinuierlich zu einem integrierten DMS (Dokumenten-Management-System) ausgebaut. Gemeinsam mit der VISIONICE GmbH wurden mehrere digitale Workflows definiert, die inzwischen im Rechnungseingang und im technischen Änderungsdienst umgesetzt sind.
“Ähnlich unserer Philosophie setzt sich auch VISIONICE mit Themen auseinander, die morgen oder übermorgen anstehen und legt dabei großen Wert auf einen intensiven Austausch mit den Anwendern. Die passende Software zusammen mit dem richtigen Partner ist für mich eine wesentliche Erfolgsbasis eines langfristigen und komplexen Projekts.“
Re-Design der Verknüpfung von Easy DMS und abas ERP
“Im Dokumentenmanagement sehen wir ein hohes Rationalisierungspotential, das wir auch künftig ausschöpfen möchten“, so Kurt Ammann. Unter dem Motto ´nächste Generation DMS` wurden daher die Abläufe neu bewertet und hinsichtlich Funktionalität, Integrationsfähigkeit oder Schnittstellengestaltung auf den Prüfstand gestellt. Viele Strukturen und Prozesse zum Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Easy DMS und abas ERP waren im Lauf der Zeit veraltet und brachten eine unnötig hohe Komplexität sowie einen erhöhten Kontrollaufwand mit sich. Jannika Wannenmacher, die bei der MAFELL AG für Easy DMS und die Betreuung der Schnittstelle zu abas ERP zuständig ist: “Insbesondere die von uns selbst entwickelte Schnittstelle zwischen Easy DMS und abas ERP hatte ihre funktionelle Leistungsgrenze und somit einen negativen Nutzungsgrad speziell in Bezug auf die Übertragung bzw. den Abgleich der anfallenden Belege erreicht.“
Bislang wurden die täglich rund 600 ein- und ausgehenden Dokumente über Nacht vom ERP- ins DMS-System überspielt und morgens kontrolliert – der Zugriff auf aktuelle Daten war somit nur mit erheblicher Zeitverzögerung möglich. Eine weitere Schwierigkeit stellte der für die Identifikation bei NCI-Belegen zusätzlich aufgebrachte Barcode dar, dessen Eindeutigkeit durch einen hohen Verwaltungsaufwand sichergestellt werden musste – allerdings überschnitt sich dieser häufig mit dem absendereigenen Barcode und konnte daher im Scanverfahren nicht erkannt bzw. der Beleg nicht korrekt zugeordnet werden.
Aufwand reduziert sowie Transparenz, Prozesssicherheit und Datenqualität erhöht
Durch die Einführung und individuelle Anpassung der Standard-Schnittstelle abas SQL Connector werden die Daten bei der MAFELL AG heute vollautomatisiert und bidirektional zwischen abas ERP und Easy DMS übertragen. Jannika Wannenmacher weiter: “Das hat den früher aufwendigen Datenaustausch enorm erleichtert und die Effizienz unserer Arbeitsabläufe weiter gesteigert. Den eigenen Barcode benötigen wir nicht mehr, was die Qualität der Scanprozesse verbessert hat. Zudem konnten wir durch den einfacheren und schnelleren Zugriff auf den Datenbestand den administrativen Aufwand etwa durch die täglichen Kontrollarbeiten erheblich reduzieren.“
