Stadtwerke Stralsund – führender Multi-Utility-Infrastrukturdienstleister
Von der Strom-, Erdgas-, Wasser-, Wärme- bzw. Kälteversorgung und Abwasserbehandlung über die Energieerzeugung sowie Energie- und Kommunikationsnetze bis hin zur Hafenlogistik: Die SWS Stadtwerke Stralsund GmbH entwickelt sich als leistungsstarkes, umweltorientiertes und innovatives Verbundunternehmen zum führenden Multi-Utility-Infrastrukturdienstleister in Stralsund und der angrenzenden Region Vorpommern. Bereits zum wiederholten Mal wurde 2023 mit der Auszeichnung zum ´TOP Ausbildungsbetrieb` durch die IHK zu Rostock das Engagement für die Berufsorientierung, Berufsausbildung und Fachkräfteentwicklung gewürdigt.
Umstieg von Tobit David auf Microsoft Exchange Server
Zur Abwicklung der täglich rund 6.000 ein- und ausgehenden E-Mail-, Fax-, SMS- oder Voice-Nachrichten war bei den Stadtwerken Stralsund seit vielen Jahren ein Mailserver von Tobit David im Einsatz. Die Archivierung erfolgte über das Produkt DvEASY der VISIONICE GmbH, zur Ablage wird ein EASY-Archiv genutzt. Der technische Projektkoordinator Olaf Jätschmann blickt zurück: „Für die Software haben wir uns damals entschieden, weil VISIONICE als einziger EASY-Partner eine praxisgerechte Archivierungslösung für Tobit David bot und zudem eine ausgewiesene Expertise durch erfolgreich umgesetzte Projekte bei mehreren Stadtwerken vorweisen kann.“ Nach einem internen Strategiewechsel Ende 2022 mit dem Umstieg auf Microsoft Exchange und Microsoft 365, inkl. Anwendungen wie Outlook, Teams, Word oder Excel wurde bei den Stadtwerken allerdings auch eine Neuausrichtung bei der E-Mail-Archivierung notwendig.
„Mit VISIONICE MPX verfügen wir über eine smarte Archivierungslösung auf höchstem Niveau, die anwenderorientiert konzipiert sowie leicht zu administrieren ist. Gemeinsam mit unserem langjährigen Partner VISIONICE sind wir auch für zukünftige Anforderungen bestens aufgestellt.“
VISIONICE MPX – speziell für Microsoft Exchange konzipierte Archivierungslösung
Die Verantwortlichen analysierten im Auswahlprozess mehrere IT-Systeme und deren Hersteller: „Schnell war dabei klar, dass wir den für uns optimal passenden Anbieter bereits im Haus hatten“, so Olaf Jätschmann. Die VISIONICE GmbH überzeugt mit einer ganzheitlich abgestimmten Produkt- und Dienstleistungsstrategie – von der leistungsstarken und speziell für Microsoft Exchange konzipierten Archivierungslösung VISIONICE MPX über die hohe Beratungs- und Servicequalität bis hin zu den Preisstrukturen. Mit MPX verfügen die Stadtwerke über ein intelligentes Nachrichten-Management zur vollautomatischen Archivierung der Postfächer, das sämtliche technische und regulatorische Anforderungen erfüllt. Die MPX-Schnittstelle CrossConnect bietet einen weiteren Vorteil: Über sie werden in Tobit David erstellte und mit DvEASY archivierte E-Mails einfach mit durchsucht und gefunden. Zudem wurde das EASY-Archiv über eine Schnittstelle an das ERP-Branchensystem kVASy angebunden.
Im Rahmen einer kontinuierlichen Prozessoptimierung bei den Stadtwerken steht mit der kontextbezogenen Ablage der Kundenkorrespondenz ein weiteres Projekt kurz vor dem Abschluss: Mussten früher bestimmte E-Mails zur Archivierung in einem zeitaufwendigen und fehleranfälligen Prozess zunächst ausgedruckt und gescannt werden, erfolgt heute mit VISIONICE MPX die kontextbezogene Ablage – papierlos und ressourcenschonend – direkt aus Outlook. Damit haben sich Prozessqualität und -effizienz signifikant erhöht und die Bearbeitungsdauer pro Archivierungsvorgang um bis zu fünf Minuten reduziert.
Qualität verbessert, Zeit eingespart, Ressourcen geschont
Entscheidend für den positiven Gesamteindruck sind für Olaf Jätschmann allerdings nicht nur wirtschaftliche Aspekte. Der technische Projektkoordinator sieht vor allem die konsequent auf künftige Anforderungen ausgerichtete Weiterentwicklung der Software, die ebenso kompetente wie zuverlässige Projektabwicklung, die faire Zusammenarbeit sowie den kurzen Draht zu den Ansprechpartnern und deren schnelle Reaktionszeiten als Erfolgsgrundlage der langjährigen und zufriedenen Partnerschaft mit der VISIONICE GmbH. „Aufgrund der guten Erfahrungen wollen wir gemeinsam auch in Zukunft weiteres Optimierungspotential ausschöpfen – und dabei immer die Qualität unserer Strukturen und Prozesse im Fokus behalten.“
