VISIONICE contract
Contract-Lifecycle-Management-Lösung
für das unternehmensweite Vertragsmanagement
Bringen Sie Ihre Verträge auf Vordermann
Warum ein professionelles CLM?
Wer sich schon einmal mit Verträgen und der Suche nach Vertragsinhalten im Unternehmen beschäftigt hat, kennt die Probleme:
Jede Fachabteilung verwaltet ihre Verträge selbst, oft händisch in Excel-Tabellen oder Outlook. Die Kommunikation mit dem Vertragspartner ist, wenn überhaupt, nur einer Person bekannt. Dokumente werden kopiert und individuell abgelegt. Fristen befinden sich in unterschiedlichen persönlichen Outlook-Kalendern und zu guter Letzt ist die Verantwortlichkeit für den Vertrag nicht eindeutig geklärt.
Mit VISIONICE contract gehört all das der Vergangenheit an!
Mehr Transparenz
Sämtliche Dokumente befinden sich in der Vertragsakte, vom Vertrag selbst über begleitende Dokumente bis zum Schriftverkehr.
Über Aktivitäten können auch Telefonate in er Vertragsakte protokolliert werden. Alle Vertragsbeteiligten haben den gleichen Informationsstand und der Vertragsverantwortliche ist klar definiert.
Gesteigerte Sicherheit
Durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem können die Zugriffsrechte sehr fein (Zugriff auf Daten, Dokumente, Fristen, Zahlungen) definiert werden.
Der Zugriff und die Änderung an Vertragsdaten werden protokolliert. Durch optionale Anbindung des revisionssicheren EASY Archivs kann in einem Rechtsverfahren die Unveränderlichkeit der abgelegten Dokumente nachgewiesen werden.
Höhere Effizienz
Im umfangreichen Vertrags-Dashboard erhält jeder Mitarbeiter eine Übersicht über anstehende Vertragsereignisse oder Aktivitäten.
Der Zugriff auf die Verträge funktioniert auf Knopfdruck, die Suche in den Vertragsinhalten ist über eine leistungsfähige Volltextsuche möglich. Vertragsverantwortliche werden zuverlässig über anstehende Fristen z.B. bei Vertragsverlängerung und Kündigungsmöglichkeit informiert. Nie wieder wird ein Vertrag unbemerkt auslaufen oder sich unbemerkt verlängern.
Schnellere Informationen
Auf Basis der Erfassung von vertragsbasierten Zahlungen lässt sich eine transparente Finanz-/Liquiditätsplanung machen.
In umfangreichen Reports können Zahlungen anhand einer Vielzahl von Kriterien ausgewertet und zusammengefasst werden. Eine Auswertung zurückliegender und auch zukünftiger Zahlungen ist ein Leichtnis. Der Mitarbeiter im Einkauf hat dadurch die Möglichkeit auf Knopfdruck eine Übersicht über alle Vertragsverpflichtungen und deren finanzielle Auswirkungen zu erhalten.
Besseres Teamwork
Durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem können die Zugriffsrechte sehr fein (Zugriff auf Daten, Dokumente, Fristen, Zahlungen) definiert werden.
Der Zugriff und die Änderung an Vertragsdaten werden protokolliert. Durch optionale Anbindung des revisionssicheren EASY Archivs kann in einem Rechtsverfahren die Unveränderlichkeit der abgelegten Dokumente nachgewiesen werden.
Höhere Flexibiliät
Der Zugriff auf das Vertragsmanagement erfolgt über den Webbrowser Ihrer Wahl. Es ist keine Installation einer Client-Software notwendig.
Die Nutzung durch mobile Geräte wie Smartphones und Tablets sind sowohl über eine mobile Webseite als auch über eine mobile App möglich. Über eine entsprechende Infrastruktur ist somit auch ein mobiles Arbeiten mit dem Vertragsmanagement möglich.
Optional können vorhandene System und Datenbanken (ERP, CRM, FIBU, …) angebunden werden, um Daten auszutauschen oder nur zu importieren. Sollten die Standardfelder zur Vertragserfassung nicht ausreichen, können weitere individuelle Felder selbst durch den Anwender hinzugefügt werden. Komplexere individuelle Anpassungen übernehmen wir für Sie.
Zukunftsorientiert
Durch die Anbindung einer KI-Engine können Vertragsdokumente auf Wunsch automatisiert ausgelesen und interpretiert werden.
Vertragsparameter und -modalitäten werden durch die KI verstanden und die Akte vollautomatisch mit Leben gefüllt. Über eine Dialogfunktion können Fragen zu den Vertragsinhalten gestellt werden. Die Antwort erhalten Sie unter Angabe der Quelle (Seitenangabe im Vertragsdokument) von der angebundenen KI.
Im Überblick
Highlights
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- Vertragsverwaltung und -überwachung
- Vertragserstellung mit Vorlagen
- Vertragsgenehmigungen mit Workflows
- Genaue Fristenüberwachung
- Detaillierte Eskalationsmechanismen
- Liquiditätsplanung, Controlling und Reporting
- KI-Anbindung
Zukunftsorientiert
KI-Engine integriert
Durch Anbindung einer KI-Engine Ihrer Wahl können Vertragsdokumente automatisiert und interpretiert werden. Vertragsparameter und -modalitäten werden durch die KI verstanden und die Akte vollautomatisch mit Leben gefüllt. Über eine Dialogfunktion können Fragen zu den Vertragsinhalten gestellt werden. Die Antwort erhalten Sie unter Angabe der Quelle (Seitenangabe im Vertragsdokument) von der angebundenen KI.
Unser Expertenteam begleitet Sie von der Beratung, Konzeption über die Implementierung bis zum Support.