Die führende Archivlösung für Tobit David

VISIONICE DvEASY

Mit VISIONICE DvEASY archivieren Sie sämtliche Nachrichten in Tobit David revisionssicher und GoBD-konform und erfüllen damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

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Features

Alle Funktionen auf einen Blick

Durch die revisionssichere Ablage erhalten Sie ein Maximum an Rechtssicherheit. Zusätzlich wird der Mailserver durch eine effektive Reduzierung des Datenvolumens entlastet.

Archivierung

DvEASY archiviert E-Mails, Faxe, SMS und Voice-Nachrichten nach zentral definierten Richtlinien und legt diese revisionssicher im Archivserver ab. Archivierte Nachrichten können in David wahlweise gelöscht oder als archiviert markiert werden.

Ablage

DvEASY verfügt über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle. Sie ermöglicht die Nutzung vorhandener Stammdaten für die automatische Indexierung anhand beliebiger Kriterien. Damit lassen sich sämtliche Nachrichten auch vorgangsbezogen ablegen.

Indexierung

Nachrichten können zusätzlich direkt im David Client verschlagwortet werden. Als Unterstützung dient z.B. ein vorhandenes ERP- oder CRM-System. Das beschleunigt die Ablage und schließt Fehler bereits bei der Eingabe zuverlässig aus.

Volltext

Während der Archivierung werden sämtliche Faxe, E-Mails und Dateianhänge per Volltext indexiert. Das erleichtert und beschleunigt die spätere Suche nach beliebigen Inhalten.

Recherche

Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt direkt im David Client. Die Recherche berücksichtigt sämtliche Nachrichtenattribute, -inhalte und Dateianhänge und kann beliebig granular sein.

Administration

MPX lässt sich komplett zentral administrieren. Sämtliche Prozesse wie die Datenbankabfragen sowie die Konfiguration der Indexmasken und die Benutzerverwaltung finden serverseitig statt.

Übersicht Module

Maximale Flexibiliät

VISIONICE DvEASY ist vollständig modular aufgebaut: Der zentrale DvEASY Server kommuniziert mit Tobit David und dem Archiv und kümmert sich primär um die Archivierung. Er kann jederzeit um weitere Module z.B. für die manuelle und halbautomatische Indexierung, das OCR sowie die  Verbindung zu Datenbanken erweitert werden.

Der DvEASY SearchClient gestattet den Zugriff auf archivierte Nachrichten inkl. Vorschau. Per drag & drop  lassen sich archivierte Nachrichten ganz einfach exportieren.

VISIONICE DvEASY Server
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  • Überwachung beliebiger Tobit David Ordner (persönlich und öffentlich, bei Bedarf auch Unterordner)
  • Getrenntes Archivierungsverhalten für E-Mails, Faxen, SMS- und Voice-Nachrichten
  • Definierbare Aktionen nach Archivierung (markieren / verschieben / löschen)
  • Automatische EASY Archivabgrenzung (z.B. Jahresarchive)
  • Archivierung in frei definierbare EASY Archive und Pools (bei Bedarf in bereits vorhandene)
  • Volltextindexierung von E-Mails, Dateianhängen und Faxen
  • Frei definierbare Zuordnung zwischen Nachrichten-Attributen und EASY Archivfeldern
  • Beliebig skalierbar durch offenes Lizenzmodell
  • Zentraler Serverdienst
  • Zentrale Administration
VISIONICE DvEASY OCR
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  • Volltexterkennung von Faxen
  • Volltexterkennung von grafischen Dateianhängen
  • ABBYY FineReader Engine
  • Konfigurierbare Erkennungsqualität
  • Zentraler Serverdienst
VISIONICE DvEASY Function
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  • Konfigurierbarer Funktionsprozessor
  • Extraktion beliebiger Werte aus sämtlichen Nachrichtenattributen
  • Nutzung von Funktionen für die Feldzuordnungen
  • Dynamische Anpassung der IndexClient Masken
VISIONICE DvEASY SearchClient
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  • Rechercheclient (im David Client integriert)
  • Auswahl der Recherchearchive
  • Berücksichtigung individueller Benutzerrechte
  • Volltextsuche in Faxen, E-Mails, SMS und Dateianhängen
  • Suche innerhalb eines Datumsbereichs
  • Komfortabler Zugriff auf archivierte Nachrichten
  • Vorschau auf archivierte Nachrichten
VISIONICE DvEASY IndexClient
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  • Indexierung von Nachrichten direkt im David Client
  • Nutzung von Datenbanken
  • Umfangreich konfigurierbare Indexmasken
  • Berücksichtigung individueller Berechtigungen
  • Zentrale Administration

DEEP DIVE

Technologie

VISIONICE DvEASY ist modular aufgebaut. Der zentrale DvEASY  Server kommuniziert mit Tobit David und dem Archivserver und stellt sämtliche Funktionen für die automatische Archivierung zur Verfügung. Der DvEASY Server kann jederzeit um weitere Module für die manuelle und halbautomatische Indexierung, das serverseitige OCR und  die Datenbankanbindung erweitert werden.

VISIONICE DvEASY legt archivierte E-Mails, Faxe, SMS- und Voice-Nachrichten revisionssicher im EASY ENTERPRISE-Server ab. DvEASY unterstützt sowohl EASY ENTERPRISE.i als auch EASY ENTERPRISE.x. Der Import erfolgt bei EE.i über den EASY Importer, bei EE.x über den XML-Server oder EBIS. Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt bei EE.i über LINK Objects, bei EE.x ebenfalls über den XML-Server.

Der DvEASY Serverdienst wird zentral auf einem Windows Server installiert. Dieser kommuniziert mit dem David ServiceLayer und dem EASY ENTERPRISE ArchivServer. Der Dienst ist zusätzlich verantwortlich für die Lizenzierung und die Kommunikation mit den Client-Komponenten.

Die Anbindung an vorhandene Applikationen (z.B. ERP- / CRM-System) für die Anreicherung zusätzlicher Metadaten findet ebenfalls zentral auf dem Server statt. Dadurch ist keine Installation von Datenbank-Komponenten etc. auf dem Client notwendig.

Die gesamte Client/Server-Kommunikation erfolgt über TCP/IP. Eine manuelle Installation des DvEASY SearchClients ist nicht notwendig.

Selbstverständlich kann ein vorhandener EASY ENTERPRISE Archivserver für DvEASY verwendet werden. Die Archivierung der Nachrichten kann dabei wahlweise in frei definierbare oder bereits vorhandene EASY Pools und Archive erfolgen. Auch eine Migration bereits vorhandener Daten ist möglich.

  • Unterstützt EASY ENTERPRISE.i (Link Objects)
  • Unterstützt EASY ENTERPRISE.x (XML-Server + EBIS)
  • Beliebige EASY Archive oder Pools
  • Auch vorhandene Archive oder Pools nutzbar
  • Archivierung nach zentralen Richtlinien
  • Freie Feldzuordnung möglich
  • Kommunikation Client/Server per TCP/IP
  • Datenbankanbindung per OLE-DB / ODBC
  • Komplett zentrale Administration
  • Zentrale Rechtevergabe
  • Keine Konfiguration am Client