Kolbe-Coloco: “Spezialdruck ist das, was wir können!“
Die Kernkompetenz der 1828 gegründeten Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH liegt in der Entwicklung und Fertigung von hochveredelten und anspruchsvollen Druckobjekten sowie Point-of-Sale-Lösungen aus Kunststoffen, Karton oder Papier. Knapp 200 Mitarbeiter drucken, veredeln, lackieren, prägen und verarbeiten sowohl im Bogenoffset-, Rollenetiketten- als auch Siebdruck und bieten darüber hinaus eigene Designkompetenz, Produktentwicklung und Logistik-Services. Individuelle Wünsche können durch flexible Digitaldruck-Technologien bedient werden.
Jährlich müssen über 50.000 Dokumente gehandelt werden
Rund 8.000 Aufträge werden bei Kolbe-Coloco jährlich abgearbeitet, der Auftragsdurchlauf generiert über 50.000 Ein- und Ausgangsdokumente. Die Bereitstellungspflicht von betrieblichen bzw. auftragsrelevanten Unterlagen steigt ebenso kontinuierlich an wie externe Anforderungen etwa durch gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung. „Neben Unmengen an produziertem Papier zog insbesondere das manuelle Bearbeiten, Steuern und Archivieren von Dokumenten oder Nachrichten einen erheblichen zeitlichen und damit finanziellen Aufwand nach sich. Ganz abgesehen von Aspekten wie der fehlenden Datensicherheit und -transparenz, häufigen Redundanzen und Fehleranfälligkeiten im Prozessablauf oder langwierigen Suchvorgängen durch unstrukturierte Ablagesysteme“, blickt der Kaufmännische Leiter Christian Siewers zurück.
„Auch wenn wir im Spezialdruck fast alles können, aber Zeit können wir nicht produzieren. Der entscheidende Benefit liegt für uns daher im Zeitgewinn durch den schnelleren Belegdurchlauf oder geringeren Suchaufwand. Zeit, die wir für produktive Tätigkeiten nutzen.“
Automatisierte Prozesssteuerung durch digitalen Workflow
Um die Arbeitsabläufe vor allem im administrativen Bereich dauerhaft und nachhaltig zu optimieren, wurde bei dem Spezialdrucker zunächst die speziell für Microsoft Exchange konzipierte digitale Archivierungslösung VISIONICE MPX eingeführt. MPX verfügt zudem über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle, die die Nutzung vorhandener Stammdaten etwa aus dem ERP- oder CRM-System ermöglicht. Mit der erfolgreichen Implementierung des Dokumenten-Management-Systems steht Kolbe-Coloco eine integrierte Lösung für digitale Archivierung und Dokumenten-Management zur Verfügung, die eine einheitliche Plattform für ein abteilungsübergreifend durchgängiges Informations-Management darstellt. Verantwortlich für die erfolgreiche Planung und Umsetzung des komplexen IT-Projekts ist die VISIONICE GmbH – das Schwarzwälder Systemhaus bietet sowohl in der Anwendungsentwicklung als auch in der IT-Systemadministration eine ganzheitliche Produkt- und Dienstleistungsstrategie mit integriertem Einsatz von EASY- und VISIONICE-Produkten.
Noch bis vor wenigen Jahren waren die administrativen Arbeitsabläufe bei Kolbe-Coloco geprägt von überwiegend manuellen und damit zeit- bzw. kostenintensiven Tätigkeiten. Daher wurde zur Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse gemeinsam mit VISIONICE ein automatisierter Workflow definiert und schrittweise an das Dokumenten-Management-System angebunden.
Investitions- und Dienstleistungskosten haben sich in weniger als 30 Monaten amortisiert
Ulrike Sirges, bei Kolbe-Coloco u.a. für Personal zuständig: „Qualität und Schnelligkeit der Verfügbarkeit von Informationen stellen heute einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor dar, insbesondere unter Berücksichtigung der ständig steigenden Datenvielzahl und -vielfalt.“ Nachrichten, Dokumente oder sonstige auftragsrelevante Informationen werden bei dem Spezialdrucker heute auf Basis der digitalen Archivierungslösung MPX und des Workflow-gesteuerten Dokumenten-Managements automatisiert bearbeitet, gesteuert und archiviert. Auch aus wirtschaftlicher Sicht zieht Christian Siewers ein positives Fazit, da sich die gesamten Investitions- und Dienstleistungskosten in weniger als 30 Monaten amortisiert haben.
