Mühelose Rechnungsprüfung für Ihre Spedition

VISIONICE transflow ®

Automatisieren Sie den Prüfungsprozess Ihrer Rechnungen. Über 80% der Belege werden vollumfänglich geprüft und gebucht. Erhöhen Sie Ihre Effizienz nachweislich!

Steigern Sie Ihre Effizienz

Verwaltung entlasten

In der Logistik- und Speditionsbranche ist die Rechnungsprüfung oft eine anspruchsvolle und fehleranfällige Aufgabe. Manuelle Prozesse führen dabei häufig zu Unklarheiten und Verzögerungen und binden wertvolle Ressourcen.

Hier setzt VISIONICE transflow an: Unsere Software überwacht alle entscheidenden Faktoren für die Freigabe Ihrer Rechnungen – präzise und vorausschauend. So können Sie sich darauf verlassen, dass jede durch VISIONICE transflow automatisch freigegebene Rechnung vollständig korrekt ist.

KI im Dokumentenmanagement

Automatisierung mit Substanz statt Hype!

KI im DMS

Automatisierung mit
Substanz statt Hype

Maximale Präzision, Minimale Mühe

Rechnungsprüfung schnell & zuverlässig

✓ Die zentrale Plattform gewährleistet eine optimierte Kommunikation und stellt die permanente Verfügbarkeit sowie Aktualität aller relevanten Dokumente sicher.
✓ Die zentrale Plattform gewährleistet eine optimierte Kommunikation und stellt die permanente Verfügbarkeit sowie Aktualität aller relevanten Dokumente sicher.

1. Webportal

Das VISIONICE transflow Webportal fungiert als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Speditionsunternehmen, Subunternehmern und Kunden. Die Plattform ermöglicht eine effiziente Stammdatenpflege sowie ein automatisiertes Dokumentenmanagement mit intelligentem Überwachungssystem.

Mehr erfahren

✓ Die automatisierte Prüfung steigert die Prozesseffizienz signifikant und eliminiert potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsprozess.
U
✓ Die automatisierte Prüfung steigert die Prozesseffizienz signifikant und eliminiert potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsprozess.

2. Überprüfung

Das System realisiert eine vollautomatische Prüfung und Buchung von über 80% aller eingehenden Rechnungen. Mittels intelligenter Scanning-Technologie werden sämtliche Rechnungsdaten erfasst und gegen Stammdaten sowie Dispositionsinformationen auf Plausibilität geprüft.

Mehr erfahren

✓ Ein intelligentes Benachrichtigungssystem ermöglicht die nahtlose Integration aller Beteiligten über verschiedene Standorte hinweg.
✓ Ein intelligentes Benachrichtigungssystem ermöglicht die nahtlose Integration aller Beteiligten über verschiedene Standorte hinweg.

3. Workflow

Das innovative Workflow-Management implementiert eine automatisierte Aufgabenverteilung an Sachbearbeiter und Buchhalter. Ein ausgereiftes Benachrichtigungssystem informiert alle Prozessbeteiligten proaktiv über Rechnungseingänge und ausstehende Aktivitäten.

Mehr erfahren

✓ Die automatisierte Verarbeitung von Ablieferbelegen ersetzt zeitintensive manuelle Prozesse und garantiert höchste Präzision bei der Dokumentenverarbeitung.
✓ Die automatisierte Verarbeitung von Ablieferbelegen ersetzt zeitintensive manuelle Prozesse und garantiert höchste Präzision bei der Dokumentenverarbeitung.

4. POD Markierung & Klassifikation

Die Software realisiert eine automatische Zuordnung und Verifizierung von Ablieferbelegen anhand definierter Parameter wie Belade- und Entladeort sowie Zeitstempel. Bei fehlenden Dokumenten erfolgt eine automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Instanzen.

Mehr erfahren

✓ Eine hocheffiziente Prozesssteuerung ermöglicht die Rechnungsfreigabe innerhalb von 15 Minuten nach Dokumenteneingang.
✓ Eine hocheffiziente Prozesssteuerung ermöglicht die Rechnungsfreigabe innerhalb von 15 Minuten nach Dokumenteneingang.

5. Nachweisverwaltung

Das System gewährleistet eine lückenlose Überwachung sämtlicher Versicherungs- und Lizenzdokumente. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Subunternehmern einen effizienten Upload von Rechnungen und Ablieferbelegen mit Echtzeitfeedback zum Bearbeitungsstatus.

Mehr erfahren

✓ VISIONICE transflow automatisiert und überwacht den gesamten Prozess der Kundenrechnungsstellung.
✓ VISIONICE transflow automatisiert und überwacht den gesamten Prozess der Kundenrechnungsstellung.

6. Ausgangsrechnungen

Das System steuert die kundenspezifische Dokumentenanforderung und initiiert bei Vollständigkeit automatisch die Rechnungserstellung im Speditionssystem. Die automatisierte Versendung von Rechnungen und zugehörigen Belegen erfolgt per E-Mail, während eine intelligente Überwachung fehlende Dokumente identifiziert.

Mehr erfahren

Maximale Präzision, Minimale Mühe

Rechnungsprüfung schnell & zuverlässig

1. Webportal

Die zentrale Plattform gewährleistet eine optimierte Kommunikation und stellt die permanente Verfügbarkeit sowie Aktualität aller relevanten Dokumente sicher.
3

Das VISIONICE transflow Webportal fungiert als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Speditionsunternehmen, Subunternehmern und Kunden. Die integrierte Plattform ermöglicht eine effiziente Stammdatenpflege sowie ein automatisiertes Dokumentenmanagement mit intelligentem Überwachungssystem.

Mehr erfahren

2. Überprüfung

Die automatisierte Prüfung steigert die Prozesseffizienz signifikant und eliminiert potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsprozess.
3

Das System realisiert eine vollautomatische Prüfung und Buchung von über 80% aller eingehenden Rechnungen. Mittels intelligenter Scanning-Technologie werden sämtliche Rechnungsdaten erfasst und gegen Stammdaten sowie Dispositionsinformationen auf Plausibilität geprüft.

Mehr erfahren

3. Workflow

Ein intelligentes Benachrichtigungssystem ermöglicht die nahtlose Integration aller Beteiligten über verschiedene Standorte hinweg.
3

Das innovative Workflow-Management implementiert eine automatisierte Aufgabenverteilung an Sachbearbeiter und Buchhalter. Ein ausgereiftes Benachrichtigungssystem informiert alle Prozessbeteiligten proaktiv über Rechnungseingänge und ausstehende Aktivitäten.

Mehr erfahren

4. POD Markierung & Klassifikation

Die automatisierte Verarbeitung von Ablieferbelegen ersetzt zeitintensive manuelle Prozesse und garantiert höchste Präzision bei der Dokumentenverarbeitung.
3

Die Software realisiert eine automatische Zuordnung und Verifizierung von Ablieferbelegen anhand definierter Parameter wie Belade- und Entladeort sowie Zeitstempel. Bei fehlenden Dokumenten erfolgt eine automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Instanzen.

Mehr erfahren

5. Nachweisverwaltung

Eine hocheffiziente Prozesssteuerung ermöglicht die Rechnungsfreigabe innerhalb von 15 Minuten nach Dokumenteneingang.
3

Das System gewährleistet eine lückenlose Überwachung sämtlicher Versicherungs- und Lizenzdokumente. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Subunternehmern einen effizienten Upload von Rechnungen und Ablieferbelegen mit Echtzeitfeedback zum Bearbeitungsstatus.

Mehr erfahren

6. Ausgangsrechnungen

VISIONICE transflow automatisiert und überwacht den gesamten Prozess der Kundenrechnungsstellung.
3

Das System steuert die kundenspezifische Dokumentenanforderung und initiiert bei Vollständigkeit automatisch die Rechnungserstellung im Speditionssystem. Die automatisierte Versendung von Rechnungen und zugehörigen Belegen erfolgt per E-Mail, während eine intelligente Überwachung fehlende Dokumente identifiziert.

Mehr erfahren

Expertise aus über 20 Jahren

Alle Vorteile auf einen Blick

N

1.000 Ablieferbelege pro Tag

Mit VISIONICE transflow bearbeitet ein Mitarbeiter dank automatisierter Rechnungsprüfung ein Vielfaches der Belege.
N

Effiziente Kommunikation

Mit VISIONICE transflow erfolgt ein Großteil der Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien vollautomatisch.

N

Vermeidung von Fehlern

Automatische Prüfungen minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine korrekte Rechnungsfreigabe.

N

Kosteneinsparungen

VISIONICE transflow reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und führt zu erheblichen Einsparungen in der Verwaltung.

N

Optimierter Workflow

Unser Workflow-System weist Aufgaben automatisch zu und bindet Anwender an entfernten Standorten ein.

N

Schnelle Zahlungsfreigabe

Rechnungen können innerhalb von ca. 15 Minuten nach dem Upload durch den (Sub-)Unternehmer freigegeben werden.

N

Echtzeit-Überwachung

Überwachen Sie den Versicherungs- und Lizenzstatus Ihrer (Sub-)Unternehmer mühelos in Echtzeit.

N

Bessere Entscheidungen

VISIONICE transflow bietet Risikoberichte und Auswertungen, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

N

Flexible Anwendung

Sie entscheiden, ob nur fehlerhafte Rechnungen zur Ansicht kommen oder auch Stichproben nach Ihren Mustern erfolgen.

N

Vollständige Übersicht

Alle Projektinformationen sind in einer Software gebündelt, um Ihnen bessere Übersicht und Koordination zu bieten.

Echte Ergebnisse

Kalkulationsbeispiele

Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 3 Minuten pro Rechnung und 8 Minuten pro Ablieferbeleg, ergibt sich ein enormes jährliches Einsparpotenzial.

Kleine Spedition

Entlastung von 1 Mitarbeiter

ROI 36Monate*
3.000 Rechnungen pro Jahr
10.000 Ablieferbelege pro Jahr
1 Sachbearbeiter in der Disposition
Webportal für Dokumententransfer

* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.

Mittlere Spedition

Entlastung von 5 Mitarbeitern

ROI 20Monate*
10.000 Rechnungen pro Jahr
50.000 Ablieferbelege pro Jahr
5 Sachbearbeiter in der Disposition
Webportal für Dokumententransfer

* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.

Große Spedition

Entlastung von 20 Mitarbeitern

ROI 12Monate*
60.000 Rechnungen pro Jahr
200.000 Ablieferbelege pro Jahr
20 Sachbearbeiter in der Disposition
Webportal für Dokumententransfer

* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.

Merkmale im Detail

Alle Funktionen auf einen Blick

Dubletten
Mehrstufige Duplikatsprüfung
3

Jede eingehende Rechnung wird einer mehrstufigen Duplikatsprüfung unterzogen. Zum einen wird erkannt, wenn die Rechnung als solche schon einmal durch das System gelaufen ist.

VISIONIE transflow erkennt aber auch, wenn einzelne Touren auf einer Rechnung bereits anderweitig abgerechnet wurden.

Beträge
Betrags.- & Konditionsprüfung
3

Der essentielle Teil der Rechnungsfreigabe ist natürlich die Betragsprüfung. Hierbei werden nicht nur die Rechnungsbeträge mit den Positionsdaten und den Steuersätzen überprüft.

VISIONICE transflow gleicht auch die mit dem Unternehmer vereinbarten Konditionen aus Ihrer Speditionssoftware, Dieselfloater, Standgelder usw. mit den in Rechnung gestellten Beträgen ab.

PODs
Rechnungsfreigabe
3

Die meisten Speditionskunden erfordern für die Abrechnung einen Proof of Delivery (POD). Dieses essentielle Dokument benötigen Sie also zwingend von Ihrem Subunternehmer.

VISIONICE transflow überwacht und stellt über automatische E-Mails sicher, dass zu jeder Tour ein POD vorhanden ist. Außer, Sie wollen keinen haben, dann natürlich nicht.

Adressierung
Korrekte Stammdaten
3

Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf einer Rechnung korrekt adressiert ist. Insbesondere bei Standorten im Ausland kann dies schnell zu steuerlichen Nachteilen für Sie führen, wenn hier die Adressierung nicht korrekt erfolgt ist.

VISIONICE transflow überprüft das und übergibt das im Fehlerfall an einen Sachbearbeiter.

Steuern & Co.
Umgangreiche Prüfungen
3

Spätestens bei einer Steuerprüfung stellt sich die Frage, ob alle Rechnungen nicht nur inhaltlich, sondern auch steuerlich korrekt erfasst wurden.

VISIONICE transflow prüft nicht nur die Steuerbeträge auf einer Rechnung, sondern weist Sie auch darauf hin, dass ein Unternehmer (z.B. aus dem innereuropäischen Ausland) Vorsteuerabzugsberechtigt gewesen ist, oder nicht.

Schäden
Erfassung & Koordination
3

Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.

VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.

Selfservice
Webportal für Kunden
3

Sollten Sie die Rechnungen mit den zugehörigen Belegen nicht verschicken wollen, kann sich ihr Kunde alternativ auch über das Portal seine Rechnungen und die zugehörigen Dokumente einfach und bedarfsgerecht selbst herunterladen.

Das spart Manpower auf Ihrer Seite und schont die Umwelt, da nichts mehr über den Postweg laufen muss.

Außerdem hat der Kunde die Möglichkeit seine Stammdaten selbst zu verwalten, eine Blacklist von Unternehmern zu führen und Versicherungsnachweise oder EU-Lizenzen von Subunternehmern einzusehen.

Und für Ihre großen Kunden stellen wir diese Funktionen zusätzlich als API zur Verfügung, so dass Ihr Kunde mit seinen EDV System automatisch mit Ihnen Kommunizieren kann.

Fälligkeiten
Einhalten der Zahlungsziele
3

Nichts schadet dem Ansehen Ihres Unternehmens mehr als häufig verpasste Zahlungsfristen.

Mit VISIONICE transflow schaffen Sie eine Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages und wenn Sie die Rechnung dann doch erst zum Fälligkeitsdatum zahlen wollen, dann unterstützt Sie das System hier effektiv.

Anpassung
Umfangreiche Individualisierung
3

VISIONICE transflow ist so entwickelt und umgesetzt, dass es sich an jeder beliebigen Stelle anpassen lässt. In einem gemeinsamen Workshop ermitteln wir Ihre Bedürfnisse, so dass Sie schlussendlich das perfekt auf Sie angepasste System haben.

VISIONICE transflow wird auf Ihr System und nicht Ihre Mitarbeiter an die Software “angepasst”.

Entwicklung
Mehr Funktionen
3

VISIONICE transflow wird stetig weiterentwickelt.

Wir stehen in ständigem, engen und guten Kontakt zu unseren Kunden. Gesetzliche Änderungen, Veränderungen auf dem Markt und Verbesserungsvorschläge erhalten wir zeitnah und, besonders wichtig, direkt aus der Praxis.

Palettenkonten (in Arbeit)
Automatische Buchung
3

Die zur Buchung wichtigen Informationen zu Ihren Palettenkonten befinden sich immer in den Ablieferbelegen. Folglich ist es der nächste konsequente Schritt, diese Informationen schon mit den Ablieferbelegen zu erfassen.

Das Buchen der Paletten zu den passenden Konten passiert dann wieder automatisch.

Sie haben schnell und einfach eine vollständige Übersicht über die Stati Ihrer Konten.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was ist VISIONICE transflow?
Your Subtitle Goes Here
3

VISIONICE transflow ist eine hochmoderne Softwarelösung, die darauf abzielt, den Prozess der Rechnungsprüfung und -verarbeitung in der Logistik- und Speditionsbranche zu automatisieren und zu optimieren.

Ist VISIONICE transflow für mich geeignet?
Your Subtitle Goes Here
3

Ja, VISIONICE transflow ist sowohl für kleine Speditionen als auch für große Unternehmen mit hohem Papieraufkommen geeignet. Unsere Lösung bietet klare Vorteile und Effizienzsteigerungen in verschiedenen Unternehmensgrößen.

Wie funktioniert die Rechnungsprüfung?
Your Subtitle Goes Here
3

VISIONICE transflow überwacht alle relevanten Punkte, die für eine Rechnungsfreigabe notwendig sind, und automatisiert den Prüfungsprozess. Dies umfasst die Datenextraktion, Abgleich mit Stammdaten und Richtigkeitsprüfung.

Wie unterstützt das Webportal die Kommunikation?
Your Subtitle Goes Here
3

Unser Webportal dient als Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, (Sub-)Unternehmern und Kunden. Es ermöglicht die Pflege von Stammdaten, das Hochladen von Versicherungsbestätigungen und EU-Lizenzen sowie die Echtzeitüberwachung von Dokumenten.

Wie funktioniert die Workflow-Optimierung?
Your Subtitle Goes Here
3

Der Workflow von VISIONICE transflow weist Aufgaben automatisch zu und bindet auch Anwender an entfernten Standorten ein. Durch E-Mails und Erinnerungen wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert.

Was ist eine POD-Markierung?
Your Subtitle Goes Here
3

Die POD-Markierung automatisiert die Zuordnung von Ablieferbelegen zu Touren oder Sendungen und verifiziert sie anhand von Merkmalen wie Beladeort, Entladeort oder Datum. Dies minimiert Fehler und gewährleistet die Freigabe von Unternehmerrechnungen.

Wie erfolgt die Versicherungs- und Lizenzüberwachung?
Your Subtitle Goes Here
3

VISIONICE transflow überwacht kontinuierlich den Versicherungs- und Lizenzstatus von (Sub-)Unternehmern, um die Einhaltung sicherzustellen. (Sub-)Unternehmer können Dokumente tourbezogen hochladen und den Bearbeitungsstatus in Echtzeit verfolgen.

Wie kann ich VISIONICE transflow selbst nutzen?
Your Subtitle Goes Here
3

Um VISIONICE transflow in Ihrem Unternehmen zu nutzen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren speziellen Anforderungen gerecht wird.

Rechnungsprüfung für Speditionen. Vollautomatisch in der Cloud!

Verarbeitung eingehender Subunternehmer-Rechnungen mit VISIONICE transflow ® SaaS.
KI-gestützt, schnell, sicher, effizient, skalierbar und kostengünstig.