Mühelose Rechnungsprüfung für Ihre Spedition mit…
VISIONICE transflow
Automatisieren Sie den Prüfungsprozess Ihrer Rechnungen mit VISIONICE transflow. Über 80% Ihrer Rechnungen werden vollautomatisch überprüft und gebucht. Steigern Sie nachweislich Ihre Effizienz!
Steigern Sie Ihre Effizienz
Verwaltung entlasten
In der Welt der Logistik und Spedition wissen wir, dass die Rechnungsprüfung eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein kann.
Manuelle Prozesse verursachen häufig Verzögerungen, Unklarheiten und erfordern einen erheblichen Einsatz Ihrer Ressourcen.
Genau hier setzt VISIONICE transflow an: Unsere Software überwacht sorgfältig und proaktiv alle kritischen Punkte, die für eine ordnungsgemäße Rechnungsfreigabe unabdingbar sind.
Somit können Sie sich sicher sein, dass eine Rechnung, die von VISIONICE transflow automatisch freigegeben worden ist, auch vollumfänglich korrekt ist.
Maximale Präzision, Minimale Mühe
Rechnungsprüfung schnell & zuverlässig
1. Webportal
Das VISIONICE transflow Webportal stellt die perfekte Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, Ihrem (Sub-)Unternehmer und Ihrem Kunden dar.
Ihr (Sub-)Unternehmer und Ihr Kunde hat über das Webportal die Möglichkeit, seine Stammdaten zu pflegen und nötige Dokumente hochzuladen, die automatisch überwacht werden.
2. Überprüfung
Über 80% aller Rechnungen werden vollautomatisch überprüft und gebucht.
Die Software scannt alle eingehenden Rechnungen und prüft diese mit vorhandenen Stammdaten und Informationen (z.B. Dispositionssoftware) auf Richtigkeit und Plausibilität.
3. Workflow
Unser Workflow-System ermöglicht die automatische Zuweisung von Aufgaben an Sachbearbeiter der Abrechnung und Buchhalter.
E-Mails werden bei Rechnungseingang versendet, und automatische Erinnerungen halten alle beteiligten Parteien auf dem Laufenden.
4. POD Markierung & Klassifikation
VISIONICE transflow ordnet Ablieferbelege automatisch den entsprechenden Touren oder Sendungen zu & verifiziert sie anhand von Merkmalen wie Beladeort, Entladeort & Datum.
Sollten nicht alle notwendigen Ablieferbelege vorliegen, werden die zuständigen Parteien umgehend informiert.
5. Nachweisverwaltung
VISIONICE transflow überwacht kontinuierlich den Versicherungs- und Lizenzstatus Ihrer (Sub-)Unternehmer.
(Sub-)Unternehmer können Rechnungen und Ablieferbelege schnell und einfach tourbezogen hochladen. Sie sehen auf einen Blick, welche Dokumente von Ihnen erwartet werden und erhalten in Echtzeit Rückmeldungen über den Bearbeitungs-
stand ihrer Rechnungen und Papiere.
6. Ausgangsrechnungen
VISIONICE transflow überwacht den Vorgang vollumfänglich und meldet sich automatisch, sollten Belege nicht vorhanden sein.
1. Webportal
Damit wird nicht nur die Kommunikation verbessert, sondern auch sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente immer aktuell und verfügbar sind.
Das VISIONICE transflow Webportal stellt die perfekte Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, Ihrem (Sub-)Unternehmer und Ihrem Kunden dar.
Ihr (Sub-)Unternehmer und Ihr Kunde hat über das Webportal die Möglichkeit, seine Stammdaten zu pflegen und nötige Dokumente hochzuladen, die automatisch überwacht werden.
2. Überprüfung
Diese vollautomatisierte Überprüfung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehlerquellen.
Über 80% aller Rechnungen werden vollautomatisch überprüft und gebucht.
Die Software scannt alle eingehenden Rechnungen und prüft diese mit vorhandenen Stammdaten und Informationen (z.B. Dispositionssoftware) auf Richtigkeit und Plausibilität.
3. Workflow
Automatisierte E-Mails & Erinnerungen über das Webportal erleichtern die standortübergreifende Einbindung von allen Nutzern.
Unser Workflow-System ermöglicht die automatische Zuweisung von Aufgaben an Sachbearbeiter der Abrechnung und Buchhalter.
E-Mails werden bei Rechnungseingang versendet, und automatische Erinnerungen halten alle beteiligten Parteien auf dem Laufenden.
4. POD Markierung & Klassifikation
Oft sind mehrere Mitarbeiter in Vollzeit damit beschäftigt, Ablieferbelege zu sortieren und zu prüfen, um Fehler zu vermeiden. VISIONICE transflow erledigt diese Tätigkeit vollautomatisch im Handumdrehen.
VISIONICE transflow ordnet Ablieferbelege automatisch den entsprechenden Touren oder Sendungen zu & verifiziert sie anhand von Merkmalen wie Beladeort, Entladeort & Datum.
Sollten nicht alle notwendigen Ablieferbelege vorliegen, werden die zuständigen Parteien umgehend informiert.
5. Nachweisverwaltung
Es ist möglich, dass eine Rechnung inklusive der zugehörigen Papiere innerhalb von etwa 15 Minuten nach dem Upload durch den (Sub-)Unternehmer zur Zahlung freigegeben wird.
VISIONICE transflow überwacht kontinuierlich den Versicherungs- und Lizenzstatus Ihrer (Sub-)Unternehmer.
(Sub-)Unternehmer können Rechnungen und Ablieferbelege schnell und einfach tourbezogen hochladen. Sie sehen auf einen Blick, welche Dokumente von Ihnen erwartet werden und erhalten in Echtzeit Rückmeldungen über den Bearbeitungs-
stand ihrer Rechnungen und Papiere.
6. Ausgangsrechnungen
VISIONICE transflow steuert und überwacht die Rechnungsstellung an Ihren Kunden.
Sie geben vor, welche zur Rechnung zugehörigen Dokumente Ihr Kunde haben möchte. Wenn alle notwendigen Dokumente vorliegen, wird automatisch die Rechnungserstellung in Ihrem Speditionssystem angestoßen. Im Anschluss wird die Rechnung zusammen mit den notwendigen Ablieferbelegen automatisch per E-Mail an Ihren Kunden versendet.
VISIONICE transflow überwacht den Vorgang vollumfänglich und meldet sich automatisch, sollten Belege nicht vorhanden sein.
Erfolgsgeschichten
Erfahrung aus erster Hand
Expertise aus über 20 Jahren
Alle Vorteile auf einen Blick
1000 Ablieferbelege pro Tag
Mit VISIONICE transflow bearbeitet ein Mitarbeiter dank automatisierter Rechnungsprüfung ein Vielfaches der Belege.
Effiziente Kommunikation
Mit VISIONICE transflow erfolgt ein Großteil der Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien vollautomatisch.
Vermeidung von Fehlern
Automatische Prüfungen minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine korrekte Rechnungsfreigabe.
Kosteneinsparungen
VISIONICE transflow reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und führt zu erheblichen Einsparungen in der Verwaltung.
Optimierter Workflow
Unser Workflow-System weist Aufgaben automatisch zu und bindet Anwender an entfernten Standorten ein.
Schnelle Zahlungsfreigabe
Rechnungen können innerhalb von ca. 15 Minuten nach dem Upload durch den (Sub-)Unternehmer freigegeben werden.
Echtzeit-Überwachung
Überwachen Sie den Versicherungs- und Lizenzstatus Ihrer (Sub-)Unternehmer mühelos in Echtzeit.
Bessere Entscheidungen
VISIONICE transflow bietet Risikoberichte und Auswertungen, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
Flexible Anwendung
Sie entscheiden, ob nur fehlerhafte Rechnungen zur Ansicht kommen oder auch Stichproben nach Ihren Mustern erfolgen.
Vollständige Übersicht
Alle Projektinformationen sind in einer Software gebündelt, um Ihnen bessere Übersicht und Koordination zu bieten.
Echte Ergebnisse
Kalkulationsbeispiele
Kleine Spedition
Entlastung von 1 Mitarbeiter
Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 3 Minuten pro Rechnung und 8 Minuten pro Ablieferbeleg, ergibt sich ein enormes jährliches Einsparpotenzial.
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Mittlere Spedition
Entlastung von 5 Mitarbeitern
Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 3 Minuten pro Rechnung und 8 Minuten pro Ablieferbeleg, ergibt sich ein enormes jährliches Einsparpotenzial.
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Große Spedition
Entlastung von 20 Mitarbeitern
Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 3 Minuten pro Rechnung und 8 Minuten pro Ablieferbeleg, ergibt sich ein enormes jährliches Einsparpotenzial.
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Merkmale im Detail
Alle Funktionen auf einen Blick
Dubletten
Mehrstufige Duplikatsprüfung
Jede eingehende Rechnung wird einer mehrstufigen Duplikatsprüfung unterzogen. Zum einen wird erkannt, wenn die Rechnung als solche schon einmal durch das System gelaufen ist.
VISIONIE transflow erkennt aber auch, wenn einzelne Touren auf einer Rechnung bereits anderweitig abgerechnet wurden.
Beträge
Betrags.- & Konditionsprüfung
Der essentielle Teil der Rechnungsfreigabe ist natürlich die Betragsprüfung. Hierbei werden nicht nur die Rechnungsbeträge mit den Positionsdaten und den Steuersätzen überprüft.
VISIONICE transflow gleicht auch die mit dem Unternehmer vereinbarten Konditionen aus Ihrer Speditionssoftware, Dieselfloater, Standgelder usw. mit den in Rechnung gestellten Beträgen ab.
PODs
Rechnungsfreigabe
Die meisten Speditionskunden erfordern für die Abrechnung einen Proof of Delivery (POD). Dieses essentielle Dokument benötigen Sie also zwingend von Ihrem Subunternehmer.
VISIONICE transflow überwacht und stellt über automatische E-Mails sicher, dass zu jeder Tour ein POD vorhanden ist. Außer, Sie wollen keinen haben, dann natürlich nicht.
Adressierung
Korrekte Stammdaten
Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf einer Rechnung korrekt adressiert ist. Insbesondere bei Standorten im Ausland kann dies schnell zu steuerlichen Nachteilen für Sie führen, wenn hier die Adressierung nicht korrekt erfolgt ist.
VISIONICE transflow überprüft das und übergibt das im Fehlerfall an einen Sachbearbeiter.
Steuern & Co.
Umgangreiche Prüfungen
Spätestens bei einer Steuerprüfung stellt sich die Frage, ob alle Rechnungen nicht nur inhaltlich, sondern auch steuerlich korrekt erfasst wurden.
VISIONICE transflow prüft nicht nur die Steuerbeträge auf einer Rechnung, sondern weist Sie auch darauf hin, dass ein Unternehmer (z.B. aus dem innereuropäischen Ausland) Vorsteuerabzugsberechtigt gewesen ist, oder nicht.
Schäden
Erfassung & Koordination
Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.
VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.
Selfservice
Webportal für Kunden
Sollten Sie die Rechnungen mit den zugehörigen Belegen nicht verschicken wollen, kann sich ihr Kunde alternativ auch über das Portal seine Rechnungen und die zugehörigen Dokumente einfach und bedarfsgerecht selbst herunterladen.
Das spart Manpower auf Ihrer Seite und schont die Umwelt, da nichts mehr über den Postweg laufen muss.
Außerdem hat der Kunde die Möglichkeit seine Stammdaten selbst zu verwalten, eine Blacklist von Unternehmern zu führen und Versicherungsnachweise oder EU-Lizenzen von Subunternehmern einzusehen.
Und für Ihre großen Kunden stellen wir diese Funktionen zusätzlich als API zur Verfügung, so dass Ihr Kunde mit seinen EDV System automatisch mit Ihnen Kommunizieren kann.
Fälligkeiten
Einhalten der Zahlungsziele
Nichts schadet dem Ansehen Ihres Unternehmens mehr als häufig verpasste Zahlungsfristen.
Mit VISIONICE transflow schaffen Sie eine Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages und wenn Sie die Rechnung dann doch erst zum Fälligkeitsdatum zahlen wollen, dann unterstützt Sie das System hier effektiv.
Anpassung
Umfangreiche Individualisierung
VISIONICE transflow ist so entwickelt und umgesetzt, dass es sich an jeder beliebigen Stelle anpassen lässt. In einem gemeinsamen Workshop ermitteln wir Ihre Bedürfnisse, so dass Sie schlussendlich das perfekt auf Sie angepasste System haben.
VISIONICE transflow wird auf Ihr System und nicht Ihre Mitarbeiter an die Software “angepasst”.
Entwicklung
Mehr Funktionen
VISIONICE transflow wird stetig weiterentwickelt.
Wir stehen in ständigem, engen und guten Kontakt zu unseren Kunden. Gesetzliche Änderungen, Veränderungen auf dem Markt und Verbesserungsvorschläge erhalten wir zeitnah und, besonders wichtig, direkt aus der Praxis.
Palettenkonten (in Arbeit)
Automatische Buchung
Die zur Buchung wichtigen Informationen zu Ihren Palettenkonten befinden sich immer in den Ablieferbelegen. Folglich ist es der nächste konsequente Schritt, diese Informationen schon mit den Ablieferbelegen zu erfassen.
Das Buchen der Paletten zu den passenden Konten passiert dann wieder automatisch.
Sie haben schnell und einfach eine vollständige Übersicht über die Stati Ihrer Konten.
Am Puls der Zeit
Unser Engagement für stetige Weiterentwicklung ist durch die enge Partnerschaft mit unseren Kunden geprägt.
Wir sind immer im Austausch, um schnell auf gesetzliche Änderungen, Marktverschiebungen und Praxiserfahrungen zu reagieren.
Gemeinsam mit unserem Team lassen wir diesen Dialog unmittelbar in die Weiterentwicklungen von VISIONICE transflow einfließen.
Fabian Ihlenfeld (Geschäftsführer / Dipl. Physiker)
Marc Eppinger (Geschäftsführer)
Wir sind VISIONICE
Leidenschaftliche Experten
Das gesamte VISIONICE-Team bearbeitet die individuellen Aufgabenstellungen der Kunden konsequent, effizient und leidenschaftlich. Basierend auf über 20 Jahren Erfahrung, sowohl in der Anwendungsentwicklung als auch in der IT-Systemadministration, werden höchste Kundenansprüche individuell erfüllt.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Was ist VISIONICE transflow?
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VISIONICE transflow ist eine hochmoderne Softwarelösung, die darauf abzielt, den Prozess der Rechnungsprüfung und -verarbeitung in der Logistik- und Speditionsbranche zu automatisieren und zu optimieren.
Ist VISIONICE transflow für mich geeignet?
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Ja, VISIONICE transflow ist sowohl für kleine Speditionen als auch für große Unternehmen mit hohem Papieraufkommen geeignet. Unsere Lösung bietet klare Vorteile und Effizienzsteigerungen in verschiedenen Unternehmensgrößen.
Wie funktioniert die Rechnungsprüfung?
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VISIONICE transflow überwacht alle relevanten Punkte, die für eine Rechnungsfreigabe notwendig sind, und automatisiert den Prüfungsprozess. Dies umfasst die Datenextraktion, Abgleich mit Stammdaten und Richtigkeitsprüfung.
Wie unterstützt das Webportal die Kommunikation?
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Unser Webportal dient als Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, (Sub-)Unternehmern und Kunden. Es ermöglicht die Pflege von Stammdaten, das Hochladen von Versicherungsbestätigungen und EU-Lizenzen sowie die Echtzeitüberwachung von Dokumenten.
Wie funktioniert die Workflow-Optimierung?
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Der Workflow von VISIONICE transflow weist Aufgaben automatisch zu und bindet auch Anwender an entfernten Standorten ein. Durch E-Mails und Erinnerungen wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert.
Was ist eine POD-Markierung?
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Die POD-Markierung automatisiert die Zuordnung von Ablieferbelegen zu Touren oder Sendungen und verifiziert sie anhand von Merkmalen wie Beladeort, Entladeort oder Datum. Dies minimiert Fehler und gewährleistet die Freigabe von Unternehmerrechnungen.
Wie erfolgt die Versicherungs- und Lizenzüberwachung?
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VISIONICE transflow überwacht kontinuierlich den Versicherungs- und Lizenzstatus von (Sub-)Unternehmern, um die Einhaltung sicherzustellen. (Sub-)Unternehmer können Dokumente tourbezogen hochladen und den Bearbeitungsstatus in Echtzeit verfolgen.
Wie kann ich VISIONICE transflow selbst nutzen?
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Um VISIONICE transflow in Ihrem Unternehmen zu nutzen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren speziellen Anforderungen gerecht wird.