Mühelose Rechnungsprüfung für Ihre Spedition
VISIONICE transflow ®
Automatisieren Sie den Prüfungsprozess Ihrer Rechnungen. Über 80% der Belege werden vollumfänglich geprüft und gebucht. Erhöhen Sie Ihre Effizienz nachweislich!
Steigern Sie Ihre Effizienz
Verwaltung entlasten
In der Logistik- und Speditionsbranche ist die Rechnungsprüfung oft eine anspruchsvolle und fehleranfällige Aufgabe. Manuelle Prozesse führen dabei häufig zu Unklarheiten und Verzögerungen und binden wertvolle Ressourcen.
Hier setzt VISIONICE transflow an: Unsere Software überwacht alle entscheidenden Faktoren für die Freigabe Ihrer Rechnungen – präzise und vorausschauend. So können Sie sich darauf verlassen, dass jede durch VISIONICE transflow automatisch freigegebene Rechnung vollständig korrekt ist.
Maximale Präzision, Minimale Mühe
Rechnungsprüfung schnell & zuverlässig
1. Webportal
Das VISIONICE transflow Webportal fungiert als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Speditionsunternehmen, Subunternehmern und Kunden. Die Plattform ermöglicht eine effiziente Stammdatenpflege sowie ein automatisiertes Dokumentenmanagement mit intelligentem Überwachungssystem.
2. Überprüfung
Das System realisiert eine vollautomatische Prüfung und Buchung von über 80% aller eingehenden Rechnungen. Mittels intelligenter Scanning-Technologie werden sämtliche Rechnungsdaten erfasst und gegen Stammdaten sowie Dispositionsinformationen auf Plausibilität geprüft.
3. Workflow
Das innovative Workflow-Management implementiert eine automatisierte Aufgabenverteilung an Sachbearbeiter und Buchhalter. Ein ausgereiftes Benachrichtigungssystem informiert alle Prozessbeteiligten proaktiv über Rechnungseingänge und ausstehende Aktivitäten.
4. POD Markierung & Klassifikation
Die Software realisiert eine automatische Zuordnung und Verifizierung von Ablieferbelegen anhand definierter Parameter wie Belade- und Entladeort sowie Zeitstempel. Bei fehlenden Dokumenten erfolgt eine automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Instanzen.
5. Nachweisverwaltung
Das System gewährleistet eine lückenlose Überwachung sämtlicher Versicherungs- und Lizenzdokumente. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Subunternehmern einen effizienten Upload von Rechnungen und Ablieferbelegen mit Echtzeitfeedback zum Bearbeitungsstatus.
6. Ausgangsrechnungen
Das System steuert die kundenspezifische Dokumentenanforderung und initiiert bei Vollständigkeit automatisch die Rechnungserstellung im Speditionssystem. Die automatisierte Versendung von Rechnungen und zugehörigen Belegen erfolgt per E-Mail, während eine intelligente Überwachung fehlende Dokumente identifiziert.
Maximale Präzision, Minimale Mühe
Rechnungsprüfung schnell & zuverlässig
1. Webportal
Die zentrale Plattform gewährleistet eine optimierte Kommunikation und stellt die permanente Verfügbarkeit sowie Aktualität aller relevanten Dokumente sicher.
Das VISIONICE transflow Webportal fungiert als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Speditionsunternehmen, Subunternehmern und Kunden. Die integrierte Plattform ermöglicht eine effiziente Stammdatenpflege sowie ein automatisiertes Dokumentenmanagement mit intelligentem Überwachungssystem.
2. Überprüfung
Die automatisierte Prüfung steigert die Prozesseffizienz signifikant und eliminiert potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsprozess.
Das System realisiert eine vollautomatische Prüfung und Buchung von über 80% aller eingehenden Rechnungen. Mittels intelligenter Scanning-Technologie werden sämtliche Rechnungsdaten erfasst und gegen Stammdaten sowie Dispositionsinformationen auf Plausibilität geprüft.
3. Workflow
Ein intelligentes Benachrichtigungssystem ermöglicht die nahtlose Integration aller Beteiligten über verschiedene Standorte hinweg.
Das innovative Workflow-Management implementiert eine automatisierte Aufgabenverteilung an Sachbearbeiter und Buchhalter. Ein ausgereiftes Benachrichtigungssystem informiert alle Prozessbeteiligten proaktiv über Rechnungseingänge und ausstehende Aktivitäten.
4. POD Markierung & Klassifikation
Die automatisierte Verarbeitung von Ablieferbelegen ersetzt zeitintensive manuelle Prozesse und garantiert höchste Präzision bei der Dokumentenverarbeitung.
Die Software realisiert eine automatische Zuordnung und Verifizierung von Ablieferbelegen anhand definierter Parameter wie Belade- und Entladeort sowie Zeitstempel. Bei fehlenden Dokumenten erfolgt eine automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Instanzen.
5. Nachweisverwaltung
Eine hocheffiziente Prozesssteuerung ermöglicht die Rechnungsfreigabe innerhalb von 15 Minuten nach Dokumenteneingang.
Das System gewährleistet eine lückenlose Überwachung sämtlicher Versicherungs- und Lizenzdokumente. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Subunternehmern einen effizienten Upload von Rechnungen und Ablieferbelegen mit Echtzeitfeedback zum Bearbeitungsstatus.
6. Ausgangsrechnungen
VISIONICE transflow automatisiert und überwacht den gesamten Prozess der Kundenrechnungsstellung.
Das System steuert die kundenspezifische Dokumentenanforderung und initiiert bei Vollständigkeit automatisch die Rechnungserstellung im Speditionssystem. Die automatisierte Versendung von Rechnungen und zugehörigen Belegen erfolgt per E-Mail, während eine intelligente Überwachung fehlende Dokumente identifiziert.
Erfolgsgeschichten
Das sagen unsere Kunden
Umstieg auf Microsoft Exchange Online und Mailflow-Optimierungen
Von der Migration auf Microsoft Exchange Online und der Einführung von Microsoft 365 über die Unterstützung bei Mailflow-Optimierungen bis hin zur Einrichtung einer Funkverbindung zwischen unseren Firmengebäuden: VISIONICE überzeugt mit Profis in allen Positionen.Referenzbericht lesen
Migration zu Microsoft 365
Unsere langfristige Zusammenarbeit mit VISIONICE basiert auf Vertrauen und Augenhöhe. Auch als kleiner Anwender werden wir jederzeit ernst genommen – von der nachhaltigen Beratung, der kostenoptimierten Beschaffung und schnellen Installation bis hin zum passgenauen Customizing.Referenzbericht lesen
Auf Qualität fokussiert!
Mit VISIONICE MPX verfügen wir über eine smarte Archivierungslösung auf höchstem Niveau, die anwenderorientiert konzipiert sowie leicht zu administrieren ist. Gemeinsam mit unserem langjährigen Partner VISIONICE sind wir auch für zukünftige Anforderungen bestens aufgestellt.Referenzbericht lesen
Einführung von Microsoft 365
Mit VISIONICE verbindet uns eine offene, ehrliche und verlässliche Partnerschaft. Als Kunde der ersten Stunde haben wir für unsere im Lauf der Jahre enorm gestiegenen betrieblichen Aufgaben praxisgerechte Antworten gefunden und gemeinsam für die komplexen Herausforderungen der IT-Systemtechnik optimal passende Lösungen entwickelt.Referenzbericht lesen
Ausgeklügelte IT-Prozesse
Ähnlich unserer Philosophie setzt sich auch VISIONICE mit Themen auseinander, die morgen oder übermorgen anstehen und legt dabei großen Wert auf einen intensiven Austausch mit den Anwendern. Die passende Software zusammen mit dem richtigen Partner ist für mich eine wesentliche Erfolgsbasis eines langfristigen und komplexen Projekts.Referenzbericht lesen
Automatisierte Prozesssteuerung
Auch wenn wir im Spezialdruck fast alles können, aber Zeit können wir nicht produzieren. Der entscheidende Benefit liegt für uns daher im Zeitgewinn durch den schnelleren Belegdurchlauf oder geringeren Suchaufwand. Zeit, die wir für produktive Tätigkeiten nutzen.Referenzbericht lesen
Hohe Effizienz und Wirtschaftlichkeit
VISIONICE versteht sowohl unsere komplexen Anforderungen als auch unternehmensspezifischen Strukturen und Prozesse ganzheitlich. Produkt- und Dienstleistungsstrategien werden zielorientiert erarbeitet – schnell, kompetent, zuverlässig und immer nah am Kunden.Referenzbericht lesen
Optimierung des Transportbereichs
Trotz der kurzen Einsatzzeit ist VISIONICE als zentrales IT-Instrument in unserem Unternehmen etabliert. Neben zeitlichen Einsparungen, einem geringeren Suchaufwand oder einem deutlich reduzierten Papierverbrauch profitieren wir vor allem von Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Belegprüfung.Referenzbericht lesen
Erfolgsgeschichten
Das sagen unsere Kunden
Umstieg auf Microsoft Exchange Online und Mailflow-Optimierungen
Von der Migration auf Microsoft Exchange Online und der Einführung von Microsoft 365 über die Unterstützung bei Mailflow-Optimierungen bis hin zur Einrichtung einer Funkverbindung zwischen unseren Firmengebäuden: VISIONICE überzeugt mit Profis in allen Positionen.Referenzbericht lesen
Migration zu Microsoft 365
Unsere langfristige Zusammenarbeit mit VISIONICE basiert auf Vertrauen und Augenhöhe. Auch als kleiner Anwender werden wir jederzeit ernst genommen – von der nachhaltigen Beratung, der kostenoptimierten Beschaffung und schnellen Installation bis hin zum passgenauen Customizing.Referenzbericht lesen
Auf Qualität fokussiert!
Mit VISIONICE MPX verfügen wir über eine smarte Archivierungslösung auf höchstem Niveau, die anwenderorientiert konzipiert sowie leicht zu administrieren ist. Gemeinsam mit unserem langjährigen Partner VISIONICE sind wir auch für zukünftige Anforderungen bestens aufgestellt.Referenzbericht lesen
Einführung von Microsoft 365
Mit VISIONICE verbindet uns eine offene, ehrliche und verlässliche Partnerschaft. Als Kunde der ersten Stunde haben wir für unsere im Lauf der Jahre enorm gestiegenen betrieblichen Aufgaben praxisgerechte Antworten gefunden und gemeinsam für die komplexen Herausforderungen der IT-Systemtechnik optimal passende Lösungen entwickelt.Referenzbericht lesen
Ausgeklügelte IT-Prozesse
Ähnlich unserer Philosophie setzt sich auch VISIONICE mit Themen auseinander, die morgen oder übermorgen anstehen und legt dabei großen Wert auf einen intensiven Austausch mit den Anwendern. Die passende Software zusammen mit dem richtigen Partner ist für mich eine wesentliche Erfolgsbasis eines langfristigen und komplexen Projekts.Referenzbericht lesen
Automatisierte Prozesssteuerung
Auch wenn wir im Spezialdruck fast alles können, aber Zeit können wir nicht produzieren. Der entscheidende Benefit liegt für uns daher im Zeitgewinn durch den schnelleren Belegdurchlauf oder geringeren Suchaufwand. Zeit, die wir für produktive Tätigkeiten nutzen.Referenzbericht lesen
Hohe Effizienz und Wirtschaftlichkeit
VISIONICE versteht sowohl unsere komplexen Anforderungen als auch unternehmensspezifischen Strukturen und Prozesse ganzheitlich. Produkt- und Dienstleistungsstrategien werden zielorientiert erarbeitet – schnell, kompetent, zuverlässig und immer nah am Kunden.Referenzbericht lesen
Optimierung des Transportbereichs
Trotz der kurzen Einsatzzeit ist VISIONICE als zentrales IT-Instrument in unserem Unternehmen etabliert. Neben zeitlichen Einsparungen, einem geringeren Suchaufwand oder einem deutlich reduzierten Papierverbrauch profitieren wir vor allem von Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Belegprüfung.Referenzbericht lesen
Expertise aus über 20 Jahren
Alle Vorteile auf einen Blick
1.000 Ablieferbelege pro Tag
Mit VISIONICE transflow bearbeitet ein Mitarbeiter dank automatisierter Rechnungsprüfung ein Vielfaches der Belege.
Effiziente Kommunikation
Mit VISIONICE transflow erfolgt ein Großteil der Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien vollautomatisch.
Vermeidung von Fehlern
Automatische Prüfungen minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine korrekte Rechnungsfreigabe.
Kosteneinsparungen
VISIONICE transflow reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und führt zu erheblichen Einsparungen in der Verwaltung.
Optimierter Workflow
Unser Workflow-System weist Aufgaben automatisch zu und bindet Anwender an entfernten Standorten ein.
Schnelle Zahlungsfreigabe
Rechnungen können innerhalb von ca. 15 Minuten nach dem Upload durch den (Sub-)Unternehmer freigegeben werden.
Echtzeit-Überwachung
Überwachen Sie den Versicherungs- und Lizenzstatus Ihrer (Sub-)Unternehmer mühelos in Echtzeit.
Bessere Entscheidungen
VISIONICE transflow bietet Risikoberichte und Auswertungen, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
Flexible Anwendung
Sie entscheiden, ob nur fehlerhafte Rechnungen zur Ansicht kommen oder auch Stichproben nach Ihren Mustern erfolgen.
Vollständige Übersicht
Alle Projektinformationen sind in einer Software gebündelt, um Ihnen bessere Übersicht und Koordination zu bieten.
Echte Ergebnisse
Kalkulationsbeispiele
Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 3 Minuten pro Rechnung und 8 Minuten pro Ablieferbeleg, ergibt sich ein enormes jährliches Einsparpotenzial.
Kleine Spedition
Entlastung von 1 Mitarbeiter
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Mittlere Spedition
Entlastung von 5 Mitarbeitern
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Große Spedition
Entlastung von 20 Mitarbeitern
* Der ROI ist ein Richtwert und hängt von vielen Faktoren ab, die in diesem Beispiel nicht alle berücksichtigt werden können.
Merkmale im Detail
Alle Funktionen auf einen Blick
Dubletten
Mehrstufige Duplikatsprüfung
Jede eingehende Rechnung wird einer mehrstufigen Duplikatsprüfung unterzogen. Zum einen wird erkannt, wenn die Rechnung als solche schon einmal durch das System gelaufen ist.
VISIONIE transflow erkennt aber auch, wenn einzelne Touren auf einer Rechnung bereits anderweitig abgerechnet wurden.
Beträge
Betrags.- & Konditionsprüfung
Der essentielle Teil der Rechnungsfreigabe ist natürlich die Betragsprüfung. Hierbei werden nicht nur die Rechnungsbeträge mit den Positionsdaten und den Steuersätzen überprüft.
VISIONICE transflow gleicht auch die mit dem Unternehmer vereinbarten Konditionen aus Ihrer Speditionssoftware, Dieselfloater, Standgelder usw. mit den in Rechnung gestellten Beträgen ab.
PODs
Rechnungsfreigabe
Die meisten Speditionskunden erfordern für die Abrechnung einen Proof of Delivery (POD). Dieses essentielle Dokument benötigen Sie also zwingend von Ihrem Subunternehmer.
VISIONICE transflow überwacht und stellt über automatische E-Mails sicher, dass zu jeder Tour ein POD vorhanden ist. Außer, Sie wollen keinen haben, dann natürlich nicht.
Adressierung
Korrekte Stammdaten
Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf einer Rechnung korrekt adressiert ist. Insbesondere bei Standorten im Ausland kann dies schnell zu steuerlichen Nachteilen für Sie führen, wenn hier die Adressierung nicht korrekt erfolgt ist.
VISIONICE transflow überprüft das und übergibt das im Fehlerfall an einen Sachbearbeiter.
Steuern & Co.
Umgangreiche Prüfungen
Spätestens bei einer Steuerprüfung stellt sich die Frage, ob alle Rechnungen nicht nur inhaltlich, sondern auch steuerlich korrekt erfasst wurden.
VISIONICE transflow prüft nicht nur die Steuerbeträge auf einer Rechnung, sondern weist Sie auch darauf hin, dass ein Unternehmer (z.B. aus dem innereuropäischen Ausland) Vorsteuerabzugsberechtigt gewesen ist, oder nicht.
Schäden
Erfassung & Koordination
Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.
VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.
Selfservice
Webportal für Kunden
Sollten Sie die Rechnungen mit den zugehörigen Belegen nicht verschicken wollen, kann sich ihr Kunde alternativ auch über das Portal seine Rechnungen und die zugehörigen Dokumente einfach und bedarfsgerecht selbst herunterladen.
Das spart Manpower auf Ihrer Seite und schont die Umwelt, da nichts mehr über den Postweg laufen muss.
Außerdem hat der Kunde die Möglichkeit seine Stammdaten selbst zu verwalten, eine Blacklist von Unternehmern zu führen und Versicherungsnachweise oder EU-Lizenzen von Subunternehmern einzusehen.
Und für Ihre großen Kunden stellen wir diese Funktionen zusätzlich als API zur Verfügung, so dass Ihr Kunde mit seinen EDV System automatisch mit Ihnen Kommunizieren kann.
Fälligkeiten
Einhalten der Zahlungsziele
Nichts schadet dem Ansehen Ihres Unternehmens mehr als häufig verpasste Zahlungsfristen.
Mit VISIONICE transflow schaffen Sie eine Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages und wenn Sie die Rechnung dann doch erst zum Fälligkeitsdatum zahlen wollen, dann unterstützt Sie das System hier effektiv.
Anpassung
Umfangreiche Individualisierung
VISIONICE transflow ist so entwickelt und umgesetzt, dass es sich an jeder beliebigen Stelle anpassen lässt. In einem gemeinsamen Workshop ermitteln wir Ihre Bedürfnisse, so dass Sie schlussendlich das perfekt auf Sie angepasste System haben.
VISIONICE transflow wird auf Ihr System und nicht Ihre Mitarbeiter an die Software “angepasst”.
Entwicklung
Mehr Funktionen
VISIONICE transflow wird stetig weiterentwickelt.
Wir stehen in ständigem, engen und guten Kontakt zu unseren Kunden. Gesetzliche Änderungen, Veränderungen auf dem Markt und Verbesserungsvorschläge erhalten wir zeitnah und, besonders wichtig, direkt aus der Praxis.
Palettenkonten (in Arbeit)
Automatische Buchung
Die zur Buchung wichtigen Informationen zu Ihren Palettenkonten befinden sich immer in den Ablieferbelegen. Folglich ist es der nächste konsequente Schritt, diese Informationen schon mit den Ablieferbelegen zu erfassen.
Das Buchen der Paletten zu den passenden Konten passiert dann wieder automatisch.
Sie haben schnell und einfach eine vollständige Übersicht über die Stati Ihrer Konten.
Am Puls der Zeit
Unser Engagement für stetige Weiterentwicklung ist durch die enge Partnerschaft mit unseren Kunden geprägt.
Wir sind immer im Austausch, um schnell auf gesetzliche Änderungen, Marktverschiebungen und Praxiserfahrungen zu reagieren.
Gemeinsam mit unserem Team lassen wir diesen Dialog unmittelbar in die Weiterentwicklungen von VISIONICE transflow einfließen.
Fabian Ihlenfeld (Geschäftsführer / Dipl. Physiker)
Marc Eppinger (Geschäftsführer)
Wir sind VISIONICE
Leidenschaftliche Experten
Das gesamte VISIONICE-Team bearbeitet die individuellen Aufgabenstellungen der Kunden konsequent, effizient und leidenschaftlich. Basierend auf über 25 Jahren Erfahrung, sowohl in der Anwendungsentwicklung als auch in der IT-Systemadministration, werden höchste Kundenansprüche individuell erfüllt.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Was ist VISIONICE transflow?
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VISIONICE transflow ist eine hochmoderne Softwarelösung, die darauf abzielt, den Prozess der Rechnungsprüfung und -verarbeitung in der Logistik- und Speditionsbranche zu automatisieren und zu optimieren.
Ist VISIONICE transflow für mich geeignet?
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Ja, VISIONICE transflow ist sowohl für kleine Speditionen als auch für große Unternehmen mit hohem Papieraufkommen geeignet. Unsere Lösung bietet klare Vorteile und Effizienzsteigerungen in verschiedenen Unternehmensgrößen.
Wie funktioniert die Rechnungsprüfung?
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VISIONICE transflow überwacht alle relevanten Punkte, die für eine Rechnungsfreigabe notwendig sind, und automatisiert den Prüfungsprozess. Dies umfasst die Datenextraktion, Abgleich mit Stammdaten und Richtigkeitsprüfung.
Wie unterstützt das Webportal die Kommunikation?
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Unser Webportal dient als Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, (Sub-)Unternehmern und Kunden. Es ermöglicht die Pflege von Stammdaten, das Hochladen von Versicherungsbestätigungen und EU-Lizenzen sowie die Echtzeitüberwachung von Dokumenten.
Wie funktioniert die Workflow-Optimierung?
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Der Workflow von VISIONICE transflow weist Aufgaben automatisch zu und bindet auch Anwender an entfernten Standorten ein. Durch E-Mails und Erinnerungen wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert.
Was ist eine POD-Markierung?
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Die POD-Markierung automatisiert die Zuordnung von Ablieferbelegen zu Touren oder Sendungen und verifiziert sie anhand von Merkmalen wie Beladeort, Entladeort oder Datum. Dies minimiert Fehler und gewährleistet die Freigabe von Unternehmerrechnungen.
Wie erfolgt die Versicherungs- und Lizenzüberwachung?
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VISIONICE transflow überwacht kontinuierlich den Versicherungs- und Lizenzstatus von (Sub-)Unternehmern, um die Einhaltung sicherzustellen. (Sub-)Unternehmer können Dokumente tourbezogen hochladen und den Bearbeitungsstatus in Echtzeit verfolgen.
Wie kann ich VISIONICE transflow selbst nutzen?
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Um VISIONICE transflow in Ihrem Unternehmen zu nutzen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren speziellen Anforderungen gerecht wird.