VISIONICE transflow

Gemacht für Logistik und Spedition

Mit VISIONICE transflow automatisieren Sie den Prüfungsprozess Ihrer Unternehmerrechnungen. Über 80% Ihrer Rechnungen werden vollautomatisiert überprüft und gebucht. Nachweislich!

Funktionen

Automatische Prüfungen

VISIONICE transflow überwacht alle relevanten Punkte, die für eine Rechnungsfreigabe zwingend notwendig sind. Somit können Sie sich sicher sein, dass eine Rechnung, die von VISIONICE transflow automatisch freigegeben worden ist, auch vollumfänglich korrekt ist.

Dubletten

Duplikatsprüfung
3

Jede eingehende Rechnung wird einer mehrstufigen Duplikatsprüfung unterzogen. Zum einen wird erkannt, wenn die Rechnung als solche schon einmal durch das System gelaufen ist.

VISIONIE transflow erkennt aber auch, wenn einzelne Touren auf einer Rechnung bereits anderweitig abgerechnet wurden.

Beträge

Betragsprüfung
3

Der essentielle Teil der Rechnungsfreigabe ist natürlich die Betragsprüfung. Hierbei werden nicht nur die Rechnungsbeträge mit den Positionsdaten und den Steuersätzen überprüft.

VISIONICE transflow gleicht auch die mit dem Unternehmer vereinbarten Konditionen aus Ihrer Speditionssoftware, Dieselfloater, Standgelder usw. mit den in Rechnung gestellten Beträgen ab.

Steuern & Co.

Prüfungen
3

Spätestens bei einer Steuerprüfung stellt sich die Frage, ob alle Rechnungen nicht nur inhaltlich, sondern auch steuerlich korrekt erfasst wurden.

VISIONICE transflow prüft nicht nur die Steuerbeträge auf einer Rechnung, sondern weist Sie auch darauf hin, dass ein Unternehmer (z.B. aus dem innereuropäischen Ausland) Vorsteuerabzugsberechtigt gewesen ist, oder nicht.

PODs

Rechnungsfreigabe
3

Die meisten Speditionskunden erfordern für die Abrechnung einen Proof of Delivery (POD). Dieses essentielle Dokument benötigen Sie also zwingend von Ihrem Subunternehmer.

VISIONICE transflow überwacht und stellt über automatische E-Mails sicher, dass zu jeder Tour ein POD vorhanden ist. Außer, Sie wollen keinen haben, dann natürlich nicht.

Adressierung

Prüfung
3

Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf einer Rechnung korrekt adressiert ist. Insbesondere bei Standorten im Ausland kann dies schnell zu steuerlichen Nachteilen für Sie führen, wenn hier die Adressierung nicht korrekt erfolgt ist.

VISIONICE transflow überprüft das und übergibt das im Fehlerfall an einen Sachbearbeiter.

Schäden

Koordination
3

Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.

VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.

Fälligkeiten

Zahlungsziele
3

Nichts schadet dem Ansehen Ihres Unternehmens mehr als häufig verpasste Zahlungsfristen.

Mit VISIONICE transflow schaffen Sie eine Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages und wenn Sie die Rechnung dann doch erst zum Fälligkeitsdatum zahlen wollen, dann unterstützt Sie das System hier effektiv.

Anpassung

Individualisierung
3

VISIONICE transflow ist so entwickelt und umgesetzt, dass es sich an jeder beliebigen Stelle anpassen lässt. In einem gemeinsamen Workshop ermitteln wir Ihre Bedürfnisse, so dass Sie schlussendlich das perfekt auf Sie angepasste System haben.

VISIONICE transflow wird auf Ihr System und nicht Ihre Mitarbeiter an die Software “angepasst”.

Funktionen

Automatische Prüfungen

VISIONICE transflow überwacht alle relevanten Punkte, die für eine Rechnungsfreigabe zwingend notwendig sind. Somit können Sie sich sicher sein, dass eine Rechnung, die von VISIONICE transflow automatisch freigegeben worden ist, auch vollumfänglich korrekt ist.

Dubletten

Duplikatsprüfung
3

Jede eingehende Rechnung wird einer mehrstufigen Duplikatsprüfung unterzogen. Zum einen wird erkannt, wenn die Rechnung als solche schon einmal durch das System gelaufen ist.

VISIONIE transflow erkennt aber auch, wenn einzelne Touren auf einer Rechnung bereits anderweitig abgerechnet wurden.

Beträge

Betragsprüfung
3

Der essentielle Teil der Rechnungsfreigabe ist natürlich die Betragsprüfung. Hierbei werden nicht nur die Rechnungsbeträge mit den Positionsdaten und den Steuersätzen überprüft.

VISIONICE transflow gleicht auch die mit dem Unternehmer vereinbarten Konditionen aus Ihrer Speditionssoftware, Dieselfloater, Standgelder usw. mit den in Rechnung gestellten Beträgen ab.

Steuern & Co.

Prüfungen
3

Spätestens bei einer Steuerprüfung stellt sich die Frage, ob alle Rechnungen nicht nur inhaltlich, sondern auch steuerlich korrekt erfasst wurden.

VISIONICE transflow prüft nicht nur die Steuerbeträge auf einer Rechnung, sondern weist Sie auch darauf hin, dass ein Unternehmer (z.B. aus dem innereuropäischen Ausland) Vorsteuerabzugsberechtigt gewesen ist, oder nicht.

PODs

Rechnungsfreigabe
3

Die meisten Speditionskunden erfordern für die Abrechnung einen Proof of Delivery (POD). Dieses essentielle Dokument benötigen Sie also zwingend von Ihrem Subunternehmer.

VISIONICE transflow überwacht und stellt über automatische E-Mails sicher, dass zu jeder Tour ein POD vorhanden ist. Außer, Sie wollen keinen haben, dann natürlich nicht.

Adressierung

Prüfung
3

Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf einer Rechnung korrekt adressiert ist. Insbesondere bei Standorten im Ausland kann dies schnell zu steuerlichen Nachteilen für Sie führen, wenn hier die Adressierung nicht korrekt erfolgt ist.

VISIONICE transflow überprüft das und übergibt das im Fehlerfall an einen Sachbearbeiter.

Schäden

Koordination
3

Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.

VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.

Fälligkeiten

Zahlungsziele
3

Nichts schadet dem Ansehen Ihres Unternehmens mehr als häufig verpasste Zahlungsfristen.

Mit VISIONICE transflow schaffen Sie eine Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages und wenn Sie die Rechnung dann doch erst zum Fälligkeitsdatum zahlen wollen, dann unterstützt Sie das System hier effektiv.

Anpassung

Individualisierung
3

VISIONICE transflow ist so entwickelt und umgesetzt, dass es sich an jeder beliebigen Stelle anpassen lässt. In einem gemeinsamen Workshop ermitteln wir Ihre Bedürfnisse, so dass Sie schlussendlich das perfekt auf Sie angepasste System haben.

VISIONICE transflow wird auf Ihr System und nicht Ihre Mitarbeiter an die Software “angepasst”.

Stammdaten

In einer Stammdatenverwaltung legen Sie fest, welche Belege ihr Kunde haben möchte und welche Belege Sie zwingend von Ihrem Unternehmer erwarten.

Somit kann VISIONICE transflow automatisch bestimmen, ob die Belege für eine Tour vollständig sind oder ob etwas fehlt. In dem Fall wird der Unternehmer automatisch per E-Mail aufgefordert entsprechende Dokumente nachzuliefern.

Mit VISIONICE transflow bearbeitet ein Mitarbeiter über 1.000 Ablieferbelege pro Tag!

Überprüfung

Über 80% aller Rechnungen werdenvollautomatischüberprüft und gebucht.

Alle eintreffenden Rechnungen, in Papierform oder digital, werden zunächst eingescannt beziehungsweise vom System importiert.

Mit hoher Genauigkeit werden die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Stammdaten und Informationen (z.B. Dispositionssoftware) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft.

Webportal

Hochladen von Rechnungen und Ablieferbelegen

Das VISIONICE transflow Webportal stellt die perfekte Kommunikationsplattform zwischen Ihnen, Ihrem (Sub-)Unternehmer und Ihrem Kunden dar.

Ihr (Sub-)Unternehmer und Ihr Kunde hat über das Webportal die Möglichkeit, seine Stammdaten zu pflegen und zu aktualisieren. Ihr (Sub-)Unternehmer kann darüber seine Versicherungsbestätigungen und EU-Lizenzen hochladen, die anschließend durch VISIONICE transflow automatisch überwacht werden.

Workflow

Sachbearbeiter der Abrechnung und Buchhalter erhalten ihreVorgänge automatisch zugestelltund können sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren.

Eine E-Mail bei Rechnungseingang oder eine automatische Erinnerungs-Mail bindet auch „Gelegenheitsanwender“ sowie Anwender an entfernten Standorten sehr einfach in die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit ein.

VISIONICE transflow läuft webbasiert und bindet somit auch Mitarbeiter ein, die nicht im Büro sind.

POD Markierung

Neben den Subunternehmerrechnungen stellt dasSortieren, Sichten und Prüfender Ablieferbelege, die für eine Bezahlung der Rechnungen zwingend notwendig sind, den größten Aufwand im speditionellen Abrechnungswesen dar.

Hier werden oft mehrere Personen im Unternehmen in Vollzeit beschäftigt. Dadurch sollen aufgrund der eintönigen und fehleranfälligken Tätigkeit Fehler ausgeschlossen werden.

VISIONICE transflow erledigt diese Tätigkeit vollautomatisch im Handumdrehen.

POD Markierung

Neben den Subunternehmerrechnungen stellt dasSortieren, Sichten und Prüfender Ablieferbelege, die für eine Bezahlung der Rechnungen zwingend notwendig sind, den größten Aufwand im speditionellen Abrechnungswesen dar.

Hier werden oft mehrere Personen im Unternehmen in Vollzeit beschäftigt. Dadurch sollen aufgrund der eintönigen und fehleranfälligken Tätigkeit Fehler ausgeschlossen werden.

VISIONICE transflow erledigt diese Tätigkeit vollautomatisch im Handumdrehen.

Klassifikation

Ablieferbelege werden den zugehörigen Touren oder Sendungenautomatisch zugeordnet und anhand vorhandener Merkmale wie Beladeort, Entladeort oder Datum verifiziert.

Nach einer kurzen Sichtprüfung wird dann auch ein gültiger POD in Form eines Stempels oder einer Unterschrift zugeordnet.

Unternehmerrechnungen werden erst dann freigegeben, wenn alle notwendigen Belege vorhanden sind.

Nachweise

Sie werden somit nie wieder einen (Sub-)Unternehmer einsetzen,der keinen Versicherungsnachweiserbracht hat.

Der Versicherungs- und Lizenzstatus eines Unternehmers wird von VISIONICE transflow überwacht. Sie werden somit nie wieder einen (Sub-)Unternehmer einsetzen, der keinen Versicherungsnachweis erbracht hat.

Rechnungen und Ablieferbelege kann der (Sub-)Unternehmer einfach und schnell tourbezogen hochladen. Er sieht auf einen Blick, welche Dokumente Sie von ihm erwarten und er erhält in Echtzeit eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand seiner Rechnung und Papiere.

Wenn Sie sich für alle drei Lösungen entscheiden (Frachtrechnungsprüfung, Ablieferbelege Workflow und Webportal) ist es möglich, dass eine Rechnung inkl. der zugehörigen Papiere innerhalb von ca. 15 Minuten nach Upload durch den (Sub-)Unternehmer zur Zahlung freigegeben ist!

Nachweise

Sie werden somit nie wieder einen (Sub-)Unternehmer einsetzen,der keinen Versicherungsnachweiserbracht hat.

Der Versicherungs- und Lizenzstatus eines Unternehmers wird von VISIONICE transflow überwacht. Sie werden somit nie wieder einen (Sub-)Unternehmer einsetzen, der keinen Versicherungsnachweis erbracht hat.

Rechnungen und Ablieferbelege kann der (Sub-)Unternehmer einfach und schnell tourbezogen hochladen. Er sieht auf einen Blick, welche Dokumente Sie von ihm erwarten und er erhält in Echtzeit eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand seiner Rechnung und Papiere.

Wenn Sie sich für alle drei Lösungen entscheiden (Frachtrechnungsprüfung, Ablieferbelege Workflow und Webportal) ist es möglich, dass eine Rechnung inkl. der zugehörigen Papiere innerhalb von ca. 15 Minuten nach Upload durch den (Sub-)Unternehmer zur Zahlung freigegeben ist!

Ausgangsrechnungen

VISIONICE transflowsteuert und überwachtdie Rechnungserstellung an Ihren Kunden.

Sie geben vor, welche zur Rechnung zugehörigen Dokumente Ihr Kunde haben möchte. Nach Rechnungserstellung durch Ihr Speditionssystem wartet die Rechnung, bis alle notwendigen Dokumente vorhanden sind. Anschließend wird die Rechnung zusammen mit den notwendigen Ablieferbelegen automatisch per E-Mail an den Kunden verschickt.

Natürlich überwacht das System den Vorgang vollumfänglich und meldet sich automatisch, sollten Belege nicht vorhanden sein.

Sie entscheiden

Selbstverständlich entscheiden Sie, ob Sie nur Rechnungen zur Ansicht bringen wollen, die Fehler aufweisen oder auch Stichproben nach vorgegebenen Mustern erfolgen sollen.

Im letzten Schritt werden die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Buchung an das Speditionssystem übergeben und abschließend revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei sowohl aus der Lösung selbst als auch nahtlos aus dem Speditionssystem erfolgen.

Entwicklung

VISIONICE transflow wird ständig weiterentwickelt.

Wir stehen in ständigem, engen und guten Kontakt zu unseren Kunden. Gesetzliche Änderungen, Veränderungen auf dem Markt und Verbesserungsvorschläge erhalten wir zeitnah und, besonders wichtig, direkt aus der Praxis.

Palettenkonten

Buchen von Palettenkonten
3

Die zur Buchung wichtigen Informationen zu Ihren Palettenkonten befinden sich immer in den Ablieferbelegen. Folglich ist es der nächste konsequente Schritt, diese Informationen schon mit den Ablieferbelegen zu erfassen.

Das Buchen der Paletten zu den passenden Konten passiert dann wieder automatisch.

Sie haben schnell und einfach eine vollständige Übersicht über die Stati Ihrer Konten.

Schäden

Abbildung von Schäden
3

Im Transportwesen bleiben Schäden nicht aus. Im besten Fall erleidet eine Palette eine Kollision, im schlimmsten Fall führen Folgeschäden zu einem Stillstand einer Produktion.

VISIONICE transflow unterstützt Sie von der Erfassung des Schadens, über die Zusammenfassung der entstehenden Kommunikation bis zur Weitergabe aller wichtigen Daten an Ihren Versicherungsträger.

Wichtige Abgabefristen, Rückfragen, etc. gehen nicht mehr im Trubel des Alltags unter.

Selfservice

Selfservice für Kunden
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Sollten Sie die Rechnungen mit den zugehörigen Belegen nicht verschicken wollen, kann sich ihr Kunde alternativ auch über das Portal seine Rechnungen und die zugehörigen Dokumente einfach und bedarfsgerecht selbst herunterladen.

Das spart Manpower auf Ihrer Seite und schont die Umwelt, da nichts mehr über den Postweg laufen muss.

Außerdem hat der Kunde die Möglichkeit seine Stammdaten selbst zu verwalten, eine Blacklist von Unternehmern zu führen und Versicherungsnachweise oder EU-Lizenzen von Subunternehmern einzusehen.

Und für Ihre großen Kunden stellen wir diese Funktionen zusätzlich als API zur Verfügung, so dass Ihr Kunde mit seinen EDV System automatisch mit Ihnen Kommunizieren kann.

Kalkulationsbeispiele

VISIONICE transflow bietet bereits bei kleineren Speditionen deutliche Vorteile und sorgt für Entlastung. Das volle Potential entfaltet VISIONICE transflow bei Unternehmen mit einem sehr hohen Papieraufkommen.

Erläuterungen “Kleine Spedition”

Bei einer geschätzten Bearbeitungszeit von ca. 3 Minuten pro Frachtrechnung und 3 Minuten pro Ablieferbeleg (Post öffnen, sortieren, kontrollieren, überprüfen der Daten), ergibt sich durch VISIONICE transflow eine Einsparung von ca. 500 Arbeitsstunden pro Jahr oder ca. 1 Fachkraft, die Sie besser einsetzten können.

Erläuterungen “Große Spedition”

Bei einer geschätzten Bearbeitungszeit von ca. 3 Minuten pro Frachtrechnung und 3 Minuten pro Ablieferbeleg (Post öffnen, sortieren, kontrollieren, überprüfen der Daten), ergibt sich durch VISIONICE transflow eine Einsparung von ca. 15.000 Arbeitsstunden pro Jahr oder ca. 30 Fachkräfte, die Sie besser einsetzten können.

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