Die unterschätzte Herausforderung

In vielen Unternehmen ist die Bearbeitung von Lieferscheinen noch immer ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Stapelweise Papierdokumente oder eingehende PDFs müssen sortiert, geprüft und ins ERP-System übertragen werden. Gerade in Branchen mit hohem Warendurchsatz – etwa Logistik, Handel oder Produktion – binden diese Aufgaben nicht nur Ressourcen, sondern bergen auch Risiken: verspätete Zahlungen, fehlende Transparenz in der Lieferkette und vermeidbare Fehler in der Abrechnung.
Doch es gibt eine Alternative: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI) automatisieren große Teile der Lieferscheinbearbeitung. Das Ergebnis sind nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch mehr Transparenz und Sicherheit entlang der gesamten Prozesskette.

1. Warum klassische Prozesse an ihre Grenzen stoßen

Traditionell werden Lieferscheine manuell sortiert, geprüft und in Systeme übertragen. Typische Probleme:

• Zeitaufwand: Ein Mitarbeiter kann nur eine begrenzte Anzahl an Dokumenten pro Stunde verarbeiten.
• Fehleranfälligkeit: Tippfehler, falsch zugeordnete Dokumente oder fehlende Rechnungsnummern führen schnell zu Rückfragen.
• Intransparenz: Lieferanten- und Wareneingänge lassen sich nur verzögert nachvollziehen – ein Nachteil für Steuerung und Controlling.

Eine Studie von Deloitte zeigt: Über 50 % der Unternehmen sehen Medienbrüche und manuelle Dateneingaben als größte Bremse ihrer Prozessdigitalisierung. Genau hier setzen KI-gestützte Systeme an.

2. Intelligente Bausteine der automatisierten Lieferscheinbearbeitung

Moderne DMS-Lösungen mit KI bieten eine Reihe von Funktionen, die den gesamten Prozess effizienter gestalten:

Belegtrennung
Gemischte Dokumentenstapel – zum Beispiel Lieferscheine unterschiedlicher Lieferanten oder Rechnungen und Lieferscheine – werden automatisch getrennt. Statt manuell zu sortieren, übernimmt die Software die saubere Aufteilung.

Lieferantenerkennung
KI erkennt sofort, von welchem Lieferanten der Beleg stammt. Das sorgt für schnelle Zuordnung und schafft Transparenz über die gesamte Lieferkette – auch in Szenarien mit hunderten Lieferanten.

Positionsdaten-Erfassung
Artikelnummern, Mengen, Kostenstellen oder Beschreibungen werden automatisch ausgelesen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, und die Weiterverarbeitung (z. B. Rechnungsprüfung) läuft nahtlos.

Mandantenerkennung
Gerade in Konzernen oder Shared-Service-Modellen ist es entscheidend, Belege direkt dem richtigen Unternehmen oder Geschäftsbereich zuzuordnen. KI erkennt diese Strukturen zuverlässig und vermeidet Fehlbuchungen.

Rechnungsnummernerkennung
Jeder Lieferschein wird mit einer eindeutigen Rechnungsnummer verknüpft. Das ist die Basis für eine reibungslose Abstimmung zwischen Wareneingang, Buchhaltung und Abrechnung.

3. Praxisnutzen: Was Unternehmen konkret gewinnen

Der Einsatz von KI in der Lieferscheinbearbeitung liefert messbare Vorteile:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben wie Sortieren oder Abtippen entfallen. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Erkennung minimiert Tippfehler und falsche Zuordnungen.
• Prozessgeschwindigkeit: Wareneingänge und Rechnungen lassen sich schneller abgleichen – die Durchlaufzeit sinkt erheblich.
• Compliance & Transparenz: Jeder Schritt ist digital nachvollziehbar, Dokumente sind revisionssicher archiviert.
• Skalierbarkeit: Ob 100 oder 10.000 Belege im Monat – das System wächst mit, ohne dass Personal aufgestockt werden muss.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Logistikunternehmen konnte durch die Einführung einer KI-basierten Belegverarbeitung die Bearbeitungszeit pro Lieferschein von durchschnittlich 5 Minuten auf unter 1 Minute reduzieren – eine Einsparung von mehreren hundert Stunden pro Jahr.

4. Herausforderungen & Erfolgsfaktoren

Natürlich ersetzt KI nicht von heute auf morgen jeden manuellen Schritt. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass Unternehmen:

• Pilotprojekte starten, um konkrete Abläufe zu testen.
• Schnittstellen ins ERP-System frühzeitig berücksichtigen.
• Mitarbeiter einbeziehen, um Akzeptanz zu schaffen und Know-how aufzubauen.

Der größte Erfolgsfaktor: ein klar definierter Prozess, der digitalisiert werden soll. KI ist kein Selbstzweck, sondern entfaltet ihren Wert nur dort, wo Prozesse strukturiert und standardisiert sind.

Fazit: Von der Pflicht zur Kür

Die Bearbeitung von Lieferscheinen war lange eine lästige Pflichtaufgabe. Mit KI und Dokumentenmanagement wird sie zum strategischen Hebel: Unternehmen gewinnen Zeit, Transparenz und Prozesssicherheit.

Takeaways für die Praxis:

• Manuelle Lieferscheinbearbeitung bindet Ressourcen und ist fehleranfällig.
• KI-basierte Systeme automatisieren zentrale Schritte wie Belegtrennung, Lieferantenerkennung und Datenerfassung.
• Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit sind die größten Vorteile – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.