Thermotraffic – Spezialisiert auf temperaturgeführte Logistiklösungen
500 Eingangsrechnungen sekundenschnell durchgeprüft
Die Thermotraffic-Gruppe besteht aus der Thermotraffic GmbH und der Thermotraffic Holland BV einschließlich deutschland- bzw. europaweiten Niederlassungen und Repräsentanzen. Die rund 300 Mitarbeiter der Thermotraffic GmbH entwickeln und realisieren ganzheitliche globale Logistikkonzepte für temperaturgeführte Güter sowohl im Food- als auch im Non-Food-Bereich insbesondere für die Branchen Lebensmittel, Pflanzen und Pharma. Die Fahrzeugflotte der Thermotraffic-Gruppe umfasst knapp 600 Thermo- bzw. Kühl-Lkw und -Sprinter sowie über 50 Containerchassis.
Wettbewerbsfaktor Automatisierung und Digitalisierung
Das breite Angebotsspektrum in der Logistik von temperaturgeführten Gütern hat in den letzten Jahren zu einem starken Wachstum der Thermotraffic GmbH geführt. Zunehmender Wettbewerb auf internationalen Märkten, die Vereinheitlichung technischer und rechtlicher Rahmenbedingungen, die Subunternehmer-Abrechnung oder veränderte Kundenansprüche: “Nur auf den Transportbereich gerichtete Optimierungsmaßnahmen werden den Forderungen nach umfassenden Effizienzsteigerungen von Arbeitsabläufen schon lange nicht mehr gerecht. Vor allem die Bedeutung von Automatisierung und Digitalisierung administrativer Prozesse als immer wichtiger werdender Wettbewerbsfaktor verlangt von uns neue, innovative und ganzheitliche Logistikkonzepte“, so IT-Manager Thorsten Schulte in den Bäumen.
“Trotz der kurzen Einsatzzeit ist VISIONICE als zentrales IT-Instrument in unserem Unternehmen etabliert. Neben zeitlichen Einsparungen, einem geringeren Suchaufwand oder einem deutlich reduzierten Papierverbrauch profitieren wir vor allem von Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Belegprüfung.“
Subunternehmer-Abrechnung mit VISIONICE transflow optimiert
Vor allem das vielschichtige Subunternehmer-Geschäft mit den festfahrenden und bedarfsabhängigen Unternehmern stellt aufgrund einer fehlenden Standard-Kommunikation, uneinheitlichen Papier- und Dateiformaten oder der Nutzung unterschiedlicher Plattformen nicht nur für die Disposition eine logistische Herausforderung dar. Im Rahmen eines fortlaufenden Optimierungsprozesses wurde daher unter dem Schlagwort ´Automatisierung und Digitalisierung` für die Subunternehmer-Abrechnung mit Unterstützung der VISIONICE-Software transflow in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen bei Thermotraffic ein digitaler Eingangsrechnungs-Workflow definiert und schrittweise in den 25 Abteilungen umgesetzt. Rund 90% des Dokumentenflusses vom E-Mail- bzw. Posteingang bis zur Finanzbuchhaltung sind mittlerweile automatisiert. VISIONICE transflow automatisiert den Prüfungsprozess in der Subunternehmer-Abrechnung und überprüft alle für eine Rechnungsfreigabe relevanten Punkte, u.a.
- Dubletten: keine Rechnung oder Rechnungsposition ist doppelt im System
- Adressierung: nur richtig adressierte Rechnungen werden freigegeben
- Betragsprüfung: nur ein korrekter Betrag wird freigegeben
- Schäden: auf Transportschäden wird reagiert
- Steuern & Co.: steuerliche Kriterien werden in die Prüfung mit einbezogen
- Fälligkeiten: keine Rechnung verpasst ihr Zahlungsziel
- PODs: Rechnungen werden erst freigegeben, wenn alle notwendigen Papiere vorliegen
- Individualisierung: VISIONICE transflow wird exakt an die jeweiligen speditions- und software-spezifischen Anforderungen angepasst
Täglich rund 500 Eingangsrechnungen sekundenschnell durchgeprüft
VISIONICE transflow wurde unter der Federführung des VISIONICE-Projektleiters Tobias Menzel auf Basis seiner langjährigen Expertise in der Speditionsbranche entwickelt und exakt auf die hochkomplexen Prozesse bei der Subunternehmer-Abrechnung abgestimmt: “Im digitalen Eingangsrechnungs-Workflow der Software wird die enorme Vielzahl und Vielfalt aller 30 für die Rechnungsfreigabe notwendigen Prüffaktoren innerhalb von Sekunden durchgeprüft – vollautomatisch und zahlungsfähig. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit für den Anwender erheblich und verbessert gleichzeitig die Bearbeitungsqualität.“
