Museum ART.PLUS – Zeitgenössische Kunst, Architektur, Veranstaltungen
Das 2009 eröffnete Museum ART.PLUS zählt zu den besucherstärksten Museen für zeitgenössische Kunst im süddeutschen Raum. Der Fokus liegt auf einer jährlich wechselnden Gruppen- sowie verschiedenen Einzelausstellungen. Darüber hinaus stehen die vielfach preisgekrönten Räumlichkeiten des – in direkter Nachbarschaft zur Donauquelle und zum Schloss Donaueschingen – 1841 im klassizistischen Stil erbauten Museumsgebäudes auch als einzigartige Foto- und Event-Location zur Verfügung.
Hoher Wartungs- und Supportaufwand durch veraltete IT-Infrastruktur
In einer privaten Kultureinrichtung wie dem Museum ART.PLUS ohne eigene IT-Abteilung müssen Hard- und Software dauerhaft zuverlässig und mit möglichst geringem Aufwand funktionieren. Die im Museum vorhandene IT-Infrastruktur „war auch lange Zeit zufriedenstellend im Einsatz, aber mittlerweile veraltet und an funktionelle Leistungsgrenzen gestoßen – beispielsweise war die Arbeit im Homeoffice nahezu unmöglich. In den letzten Jahren hatten wir daher mit einem ständig steigenden Wartungs- und Supportbedarf zu kämpfen“, so Tomislav Pavrlisak. Der Director of Museum Operations nahm die Schließung des Museumsbetriebs während der Covid-19-Pandemie zum Anlass, gemeinsam mit der VISIONICE GmbH sowohl Hard- als auch Software insbesondere unter Aspekten wie Prozessoptimierung, Digitalisierung und Cloud Computing zu überdenken und zu erneuern.
Einführung von Microsoft Exchange Online und Migration auf Microsoft 365
Bereits seit der Museumseröffnung steht VISIONICE als verlässlicher Partner für IT-Dienstleistung an der Seite von ART.PLUS. Neben der hohen Expertise in der Systemtechnik sieht Tomislav Pavrlisak „die kundenorientierte und vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe als wichtigen Erfolgsbaustein eines IT-Projekts gerade für uns als kleinen Anwender.“ Ob Wartungsaufwand, Kostenstrukturen oder die sorgfältige Abwägung von Vor- bzw. Nachteilen bei Prozessgestaltung, Datensicherheit, Flexibilität oder Verfügbarkeit: Nach einer ganzheitlichen Analyse der Situation vor Ort fiel die Entscheidung, die platz- und kostenintensiven physischen Server durch eine cloudbasierte IT zu ersetzen. „Schnell war dabei klar, dass die Einführung von Microsoft Exchange Online und die Migration auf Microsoft 365 für uns die optimal passende Lösung darstellt. Die zukunftsorientierte Technologie bietet genau das, was wir als Grundlage von Kommunikation, Information und Organisation unserer Strukturen und Prozesse benötigen.“
Im November 2020 hat VISIONICE zunächst die Hardware bei ART.PLUS erneuert, Desktop-PCs durch Laptops ersetzt, mit Microsoft 365 ausgestattet und individuell auf die arbeitsplatzspezifischen Anforderungen angepasst. Vom bisherigen E-Mail-Server wurden alle Nachrichten, Kontakte und der Kalender auf Exchange migriert. Der umfangreiche Datenbestand – vom allgemeinen Museumsbetrieb bis hin zu den Dokumentationen der Ausstellungen und Veranstaltungen – konnte ebenfalls schnell und problemlos übernommen werden.
Durchgängige IT-Struktur auf einer einheitlichen Datenbasis
Mit Microsofts cloudbasierter E-Mail-Lösung und Microsoft 365 inkl. Anwendungen wie Outlook, OneDrive, Teams, Word oder Excel verfügt ART.PLUS über eine durchgängige IT-Struktur auf einer einheitlichen Datenbasis. Dabei ist der Zugriff auf Unternehmensdaten oder Dokumente unabhängig vom jeweiligen Arbeitsplatz gewährleistet. Auch aus wirtschaftlicher Sicht zieht Tomislav Pavrlisak ein positives Fazit: „Die Anschaffung war im Vergleich zum physischen Server rund 50% günstiger bei ähnlichen Folgekosten für Abo und Wartung und deutlich reduziertem Supportaufwand.“
